Как заполнить журнал кассира операциониста. Образец заявление на регистрацию журнала кассира-операциониста образец

Окт 12, 2019 Законы

Как заполнить журнал кассира операциониста. Образец заявление на регистрацию журнала кассира-операциониста образец

Как заполнить журнал кассира операциониста

Компании и предприниматели, которые в своей деятельности используют ККМ, вместе с ними должны обязательно вести такой регистр, как журнал кассира операциониста км 4. Данный отчет постоянно просят предоставить компетентные органы при проверках правильности отражения полученных доходов в виде наличной выручки.

Применение журнала кассира

Этот регистр заводится на каждую ККМ. Его открывают в момент регистрации данной аппаратуры в ИФНС. Поэтому журнал кассира операциониста необходимо обязательно отмечать в налоговой. Для этого используется приобретенный регистр в типографии.

Журнал заполняется вручную на основании документа отчет кассира операциониста. Он отражает поступление дохода в виде наличных денежных средств за день или смену. В нем регистрируется z-отчет, которым подводится общий итог за определенный период. На предприятии эту обязанность возлагают на кассиров или лиц их заменяющих. Если за текущий день снималось несколько отчетов, каждый следует внести в соответствующие поля журнала.

Журнал могут заполнять несколько кассиров, работающих на данном аппарате посменно и ведущие прием денег.

Правильность оформления регистра проверяет старший администратор или главный бухгалтер, также он расписывается в нем при осуществлении приема выручки за день от кассиров. На основании кассовых лент, зарегистрированных в нем, может выписывать на общую сумму приходный кассовый ордер (ПКО) . Журнал он передает обратно кассиру, так как этот бланк должен хранится вместе с кассовым аппаратом.

Образец заполнения журнала кассира операциониста

Оформление документа начинается с обложки. В соответствующих графах нужно указать полное название фирмы, ее адрес нахождения и контактный телефон. Также здесь указывается код согласно классификатору ОКПО.

Если кассовый аппарат находится в определенном структурном подразделении, его название записывается в графе ниже.

В графу 1 заносится дата, за которую был с кассы снят отчет.

В графе 2 указывается номер отдела, по которому была пробита сумма. Данная графа не заполняется, если отделы в кассовом аппарате не заведены, или используется только один.

В графу 9 заносится сумма нарастающим итогом при завершении рабочего дня. Он указывается на снятом Z-отчете. Кроме этого, ее можно проверить, сложив нарастающий итог на начало дня и выручку за день. Обычно, эту же сумму сразу вписывают в графу 6 последующего дня.

В графе 10 отражается вся выручка, пробитая на данном кассовом аппарате в течение рабочего дня. Сумма обязательно указывается на Z-отчете.

В графу 11 заносят сумму денежных средств, поступивших в кассу наличными. Т.е. сюда не входят возвраты, а также операции по картам.

Нюансы ведения журнала

Если для проведения безналичных операций на кассовом аппарате вводится отдельный раздел, то тогда в строке, соответствующей ему, не заполняется графа 11 (сдано наличными), но указывается информация в графах 12 и 13 (количество безналичных операций и их сумма).

Если в течение дня никакие операции на кассовом аппарате не проводились, то снимать Z-отчет в конце дня и производить запись в журнале не надо.

При утере Z-отчета его можно восстановить. Делается это двумя способами — получением отчета по фискальной памяти или по ЭКЛЗ. Фискальный отчет можно снять, пригласив специалиста, обслуживающего кассовые аппараты на предприятии. Кроме этого, он содержит только итоговые данные. Отчет из ЭКЛЗ содержит подробные данные за каждый рабочий день, однако, этот блок меняется каждый год.

Если во время заполнения допущена ошибка, то неверную строку необходимо вычеркнуть одной чертой (чтобы можно было прочитать зачеркнутое), и начать новую. Ошибочная строка заверяется подписями должностных лиц.

Журнал кассира операциониста бланк

Скачать бланк журнала по форме КМ-4 в формате Excel.

Журнал кассира-операциониста образец заполнения скачать Excel.

Журнал кассира-операциониста по форме КМ-4

По закону компании, принимающие расчеты за товары, услуги или работы в виде наличных денежных средств, должны использовать в своей деятельности кассовые аппараты. При этом каждую операцию, зафиксированную с участием кассы, подтверждает бумажный чек, который содержит следующие данные: номер, дату и суть сделки, а также сумму, которая по ней прошла.

Все действия, произведенные за определенный промежуток времени при помощи контрольно-кассовой машины включаются в журнал кассира-операциониста.

Какие цели и задачи решает документ

Журнал является средством учета всех операций, производимых при помощи контрольно-кассового аппарата. В него вносятся сведения как о приходе, так и о расходе средств.

В тех случаях, когда в организации несколько касс, журнал ведется по каждый из них в отдельности.

Если говорить в целом, то наличие журнала позволяет решить сразу несколько разных задач. Например, при помощи журнала руководитель предприятия может в любой момент быстро определить, какое количество денег прошло через кассу за конкретный период, а работники налоговой службы, при проверках имеют возможность оперативно сверить со сведениями из журнала показания ККМ и цифры из отчетных документов.

Надо ли ставить на учет

Как и кассовый аппарат, журнал необходимо регистрировать в налоговых органах.

Даже первое заполнение журнала происходит единовременно с постановкой контрольно-кассовой машины на учет (инспектор пробивает чек с суммой в 1 руб. 11 коп. – это значение в дальнейшем не учитывается ни бухгалтерами, ни налоговиками).

Для того, чтобы инспектор не отказал в регистрации кассовой техники, одновременно с самим аппаратом и журналом необходимо предоставить еще ряд документов:

  • заявление с просьбой о регистрации кассы;
  • свидетельство юридического лица или индивидуального предпринимателя;
  • паспорт ККМ;
  • договор аренды торговой площади (если предприятие не имеет собственных квадратных метров);
  • договор об обслуживании кассы, заключенный со специализированным центром и т.д.
  • Полный перечень бумаг можно уточнить в территориальной налоговой службе.

    Что грозит за отсутствие журнала кассира-операциониста

    Ведение журнала является требованием со стороны закона, поэтому инспекторы при выездных налоговых проверках обязательно смотрят на его наличие и содержание. За отсутствие журнала может последовать штраф (хотя эта мера воздействия в законе не прописана).

    Следует отметить, что по этому поводу между представителями бизнеса и налоговиками нередко случались конфликты, доходящие до суда. И, как показала практика, административное наказание за то, что предприятие не вело журнал кассира-операциониста, в большинстве случаев с него снималось.

    На кого возложить обязанность по заполнению

    Журнал заполняет работник предприятия, который назначен ответственным за его ведение. В качестве такового может выступать администратор, специалист отдела бухгалтерии или главный бухгалтер, сам руководитель организации и т.д.

    Информация в журнал вносится обычно в начале и конце дня, при этом кассир, сидящий за кассой, в обязательном порядке должен в нем расписываться.

    Своей подписью он подтверждает достоверность включенных в журнал сведений.

    Особенности документа

    С 2013 года единые шаблоны первичных документов отменены, так что на сегодняшний день работники организаций и предприятий имеют возможность выбрать, вести ли им журнал кассира-операциониста в свободном виде, разработать собственный бланк документа или воспользоваться унифицированной, ранее обязательной к применению, формой КМ-4. Большинство, надо сказать, идет по третьему пути, поскольку стандартный бланк содержит в себя все необходимые реквизиты и строки, а значит, не нужно тратить время на формирование структуры и содержания журнала.

    Документ следует вести в бумажном (распечатанном) виде. При этом все его листы должны быть пронумерованы и скреплены между собой при помощи толстой нити (но только не степлером). Использовать для заполнения журнала можно шариковую ручку любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. недопустимы).

    На последней странице документа необходимо указать количество листов, поставить печать (если, конечно применение штемпельных изделий закреплено в учетной политике фирмы), и подпись ответственного лица (специалиста отдела бухгалтерии или главного бухгалтера).

    Внесение записей в журнал происходит строго по хронологии (без пропусков), при этом помарки и ошибки крайне нежелательны.

    Если такая оплошность все же случилась, исправлять неверные данные следует, аккуратно зачеркнув неправильные сведения и вписав правильные, сделав рядом отметку «исправленному верить». Все корректировки обязательно следует датировать, а также удостоверять подписью кассира-операциониста и главного бухгалтера.

    Книга может вестись как на регулярной основе (если торговая точка или предприятие работает каждый день), так и по мере необходимости.

    Если операций при участии контрольно-кассового аппарате в учетный период времени не было, заполнять бланк не нужно.

    Образец документа

    В начале документа, на титуле, пишется:

  • наименование организации, ее адрес, а также (справа) коды: ОКУД, ОКПО, ОКПД, номер ИНН;
  • ККМ, по которой ведется журнал: ее название (модель, марка), номера (производителя и регистрационный);
  • период, в течение которого в журнал вписывались указанные в нем сведения;
  • обозначить ответственного за формирование журнала работника.
  • Смотрите так же:  Максимальная продолжительность отпуска за свой счет. Как оформить отпуск за свой счет

    Во вторую часть документа, в таблицу, вносятся по порядку:

  • число-месяц-год заполнения, а также, если касса работает в две смены – номер смены;
  • отдел (здесь можно поставить прочерки, если касса обслуживает один отдел, или вписать все номера отделов, в которые «уходили» чеки в текущую смену);
  • ФИО сотрудника, сидящего за кассой;
  • порядковый номер контрольного счетчика на время сдачи смены (т.е. порядковый номер Z-отчета – его вид зависит от модели ККМ);
  • регистрируются значения: контрольного счетчика, суммы наличности, прошедшей через кассу с момента ее регистрации в госорганах, плюс — с приходом за текущую смену;
  • тут же ставится подпись администратора и кассира (если это одно и то же лицо, то расписываться нужно в обеих ячейках);
  • в последний столбец включается размер выручки за прошедший день.
  • Далее в бланк вписываются

  • сумма, сданная наличностью,
  • сумма, возвращенная покупателям в связи с тем, что кассовые чеки не были использованы,
  • подписи ответственных лиц.
  • После составления журнала

    Поскольку журнал является учетным документом, порядок его содержания и хранения определяется либо законом, либо внутренними нормативными актами организации. В отношении хранения документа в период его действия можно сказать одно — он должен находиться либо в отделе бухгалтерии, либо рядом с кассой в месте, недоступном для посторонних людей.

    После того, как актуальность журнала истечет, его необходимо передать в архив предприятия, где он должен лежать не менее трех лет, затем его можно утилизировать с соблюдением процедуры, прописанной в законодательстве РФ.

    Журнал кассира-операциониста: для чего нужен такой документ

    Если вы, как частный предприниматель или ваше предприятие решили открыть торговую точку, магазин, кафе, где расчеты будут производиться наличными деньгами, то вам необходимо будет использовать кассовый аппарат. ККМ надо регистрировать в налоговой, а кассиру обязательно нужно заполнять данный журнал.

    Все эти действия производятся независимо от того являетесь ли вы частным предприятием, государственной организацией или частным предпринимателем.

    Для чего нужен журнал кассира-операциониста

    Согласно постановлению Госкомитета по статистике от 25.12. 98 №132 этот журнал обязаны заполнять все торгующие организации у которых установлены ККМ. Касса устанавливается для того, чтобы можно было продавцу принять наличные деньги от покупателя, а взамен выдать вместе с товаром чек, как документ о проданном товаре.

    На чеке будет занесена вся информация о

  • Приобретенном товаре, его стоимость и количество;
  • Предпринимателе, у которого приобретен товар;
  • Реквизитах предприятия;
  • Дате и времени покупки.
  • Журнал кассира-операциониста служит источником сведений для проверяющих служб. При проверке они могут потребовать журнал и сверить наличие денег в кассе и указанных в документе. Это могут быть и проверяющие фискальные службы, и работники, уполномоченные руководством. В документ заносятся сведения о начальных сведениях ККМ в день торговли, и сведения на окончание смены.

    В том случае, когда ваше предприятие перешло на онлайн кассы, заполнять журнал кассира-операциониста нет необходимости. Так как, в случае применения электронной кассы вся информация сразу же передается в налоговую и кроме этого, она сохраняется в памяти устройства. Но если возникнет острая необходимость, то можно будет получить информацию о любом чеке просто распечатав ее.

    Когда нужно заполнять журнал кассира-операциониста, расскажет это видео:

    Форма документа

    Журнал кассира – это документ, относящийся к бланкам первичной документации. Это общепризнанная форма, которая была утверждена Госкомстатом в 1998 году.

    На титульном листе такого журнала нужно указывать

  • Название предприятия, организации или частного предпринимателя;
  • Регистрационные данные компании и коды ОКУД и ОКПО;
  • Сведения о контрольно-кассовом аппарате;
  • Дата начала заполнения журнала;
  • ФИО ответственного за ведение журнала.
  • Внешний вид Журнала

    Журнал обязательно прошнуровывается, все страницы пронумеровываются. Общее количество страниц одним числом должно быть прописано на обратной стороне журнала. Это указывается на бумажной пломбе, которой скрепляется шнуровка журнала. Все визируется представителем налоговой инспекции, руководителем предприятия и главным бухгалтером.

    Как зарегистрировать журнал

    Перед покупкой ККМ уточните, находится ли она в Реестре разрешенных к эксплуатации приборов. В противном случае вы не сможете ее поставить на учет, а соответственно и работать на ней будет невозможно. Чтобы начать работать с кассой нужно подать заявление нужно подать заявление на регистрацию журнала кассира-операциониста.

    В заявлении формы КМ-4 в верхней части нужно указать полное название вашего предприятия и его ИНН. Дальше следует указать модель кассовой машины, ее заводской и регистрационный номер.

    Потом вписываем адрес где будет работать кассовая машина и указываем причину обращения с заявлением. Это может быть первичная регистрация, перерегистрация или в связи со сменой адреса установки ККМ. Заявление должно быть подписано руководителем предприятия или частным предпринимателем и ее бухгалтером.

    Как исправить ошибку в кассовой книге, смотрите в видео ниже:

    Как правильно заполнить

    В данном документе нужно правильно отражать данные о дневной денежной выручке, поэтому нельзя допускать искажения при заполнении. Заполнять журнал желательно одинаковыми чернилами и без исправлений. Но если не получилось обойтись без исправлений, то эти записи визируются продавцом-кассиром, директором предприятия и бухгалтером.

  • Если в магазине выходной и нет выручки в документе следует ставить прочерк. Если в документе не будет сделано никакой записи это может быть засчитано проверяющими службами как сокрытие дохода.
  • Первую запись в журнале делает налоговый инспектор, который регистрирует ККМ. Потом оформлением занимается сотрудник, который выполняет обязанности кассира. Для этого каждый раз нужно снимать Z-отчет и заносить данные в соответствующие графы. Разница между начальными и окончательными сведениями и будут считаться дневной выручкой. Далее все записи подписываются администратором или старшим кассиром. Для этого предусмотрены графы 7 и 8.
  • Если были выбиты ошибочные чеки нужно сохранить их и подклеить их в конце рабочего дня. На количество этих чеков должно быть уменьшено общее количество выручки.
  • В случае если во время смены были выплаты по платежным фактурам в графе 13 нужно указать общую сумму. В случае, когда выплат не было ставим прочерк.
  • В строке 11 должно быть указано общее количество наличных уже за вычетом сумм, которые были выплачены по фактурам или возвращены покупателям.
  • Бланк Журнала можно скачать здесь.

    Образец-пример заполнения Журнала

    Замена документа и его продление

    Когда документ заполнен до последней страницы нужно закрыть его одновременно с открытием нового журнала. Руководитель или частный предприниматель обязан самостоятельно регистрировать журнал кассира-операциониста.

    Можно переложить эту функцию на другого сотрудника, но в этом случае понадобиться доверенность, заверенная нотариусом. Остаток суммы нужно перенести в новый документ и с этой суммы начать записи.

    Все время журнал должен храниться рядом с самой кассой. После того как журнал будет закончен и закрыт, он храниться в бухгалтерии на протяжении пяти лет. Потом журнал можно уничтожить, но только под наблюдением комиссии, утвержденной руководством. После этой процедуры должен быть составлен акт, под которым ставят подпись все члены комиссии.

    Как заполнять журнал кассира, расскажет это видео:

    Кассир-операционист: как правильно заполнять журнал (образец)

    Журнал кассира-операциониста — это документ, который фиксирует всю поступившую в бухгалтерию выручку, полученную за наличный расчет. Вести данный журнал обязан кассир, а в случае его отсутствия эта обязанность возлагается на бухгалтера или руководителя фирмы. Должность кассира-операциониста отводится сотруднику организации через соответствующий приказ-назначение, после подписания которого сотрудник становится материально ответственным лицом. Впредь он отвечает перед руководством и ИФНС за ведение журнала кассира-операциониста, а также за правдивость и полноту сведений, указанных в нем.

    Журнал кассира-операциониста — документ, фиксирующий всю поступившую в бухгалтерию выручку, полученную за наличный расчет

    Как заполнять журнал кассира-операциониста: образец 2014

    Прежде чем приступить к заполнению журнала, необходимо его правильно подготовить и провести соответствующую регистрацию в налоговых органах. ФНС принимает к регистрации журналы, у которых каждая страница пронумерована, сам журнал прошит и заверен печатью и подписям руководства самой организации. Из этого следует, что нужно на каждой странице вручную проставить ее номер, после чего прошить весь журнал и опечатать его на последней странице с пометкой «Пронумеровано, прошнуровано и подтверждено печатью (…) листов. Фамилия, имя и должность того, кто заверял». При этом печать организации должна быть поставлена правильно: первая половина печатного оттиска находится на обложке самого журнала, а вторая — на заверенном и приклеенном к прошивке листке. После того как журнал подготовлен, он предоставляется в территориальную ИФНС, где и заверяется налоговым инспектором. Конечно, кроме самого журнала кассира-операциониста, для его регистрации налоговая инспекция потребует следующие документы:

    Смотрите так же:  Налоги ИП в 2020 году без работников. Новый налог для предпринимателей 2020
  • карточку регистрации ККТ (новые ККМ регистрируются одновременно с журналом);
  • заявление на регистрацию ККМ, заверенное главой фирмы;
  • если происходит замена старого журнала на новый, то заполненный старый экземпляр также будет необходим.
  • паспорт лица, предоставляющего журнал на регистрацию. Если регистрирует не сам предприниматель, а должностное лицо, то доверенность должна быть в обязательном порядке.
  • Видеоурок заполнения журнала кассира операциониста

    Если процедура регистрации журнала успешно пройдена, то можно приступать к его ведению и заполнению. Основным источником для заполнения журнала является Z-отчет, который должен сниматься ежедневно или же в конце каждой смены. Самым первым таким отчетом в журнале кассира-операциониста считается «нулевой чек», который пробит в налоговой инспекции при постановке ККМ на учет. Сумма этого чека равна 1,11 рублям и не должна учитываться при снятии кассы после закрытия первой смены на конкретной ККМ. 1,11 рублей не приравнивается к выручке организации, поэтому не учитывается в налоговом и бухгалтерском учете. При заполнении графы 10 «Выручка за смену», стоит вписывать сумму графы 9 за вычетом этих 1,11 рублей.

    При необходимости снятия кассы несколько раз в сутки вполне возможно, что дата Z-отчета будет идентична. Такой момент допускается законодательством и не является ошибкой. Главное, чтобы нумерация самих Z-отчетов шла строго по порядку, потому что пропуски в номерах могут возникнуть лишь в случае неисправности ККМ, которые должны сопровождаться актом об их устранении и заключением сервисного цента. Если всех этих документов нет, то вероятнее всего произошло сокрытие части выручки, что может послужить причиной для начала проверки фирмы налоговыми органами.

    Основные правила заполнения

    Перед заполнением журнала кассира-операциониста, его необходимо правильно подготовить и провести соответствующую регистрацию в налоговых органах

    Каждому кассиру необходимо знать не только последовательность заполнения журнала, но и то, как правильно действовать при тех или иных ситуациях, возникающих при работе на ККМ:

    • Z-отчет может сниматься ежедневно или в конце каждой смены (через 6-8 часов), но при этом его нумерации должна иметь последовательность и каждый новый отчет должен оформляться новой строкой. Например, 05.09.2014 г. Иванова И.И., №Z-отчета 00023 и далее все графы вплоть до 18 графы. Отчет следующей смены с аналогичной датой записывается следующей строкой. Например, 05.09.2014г. Павлова А.А., №Z-отчета 00024 и далее все графы вплоть до 18. Даты одинаковы, номера отчетов и строки в журнале — разные.
    • если касса не работала в определенный день, то можно ее не снимать. А если же касса все же была открыта, но выручка составила 0 рублей, то надо вывести нулевой отчет на конец смены и заполнить соответственно журнал кассира-операциониста. Независимо от того, сколько дней не работала касса, следующий Z-отчет будет идти с последовательной нумерацией. Например, выручка фирмы за 10.09.2014 составляла 7000 рублей, о чем свидетельствует Z-отчет № 0025 в журнале кассира-операциониста. В последующие 2 дня касса не работала, а была открыта лишь 13.09.2014. Значит, следующий Z-отчет будет идти под номером 0026, но при этом датироваться 13.09.2014 г.
    • по истечению смены отчет не был снят. Если организация работает не круглосуточно, то необходимо будет снять отчет утром перед следующим рабочим днем, и в журнале провести Z-отчет тем числом, которое в нем указано. При этом выручка той смены должна быть учтена аналогичной датой. Если же выручка была оприходована вчера, а отчет снят сегодня, то допускается указание в журнале кассира-операциониста необходимой даты, но при наличии обязательной пояснительной записки от кассира на имя директора фирмы касательно данной ситуации.
    • в случае внесения неверных или ошибочных данных в журнал кассира-операциониста необходимо аккуратно одинарной чертой перечеркнуть неверное значение, а рядом просто вписать правильные данные, которые будут заверены подписью сотрудника, ответственного за ведение самого журнала. Категорически запрещается замазывать ошибки корректором или же пользоваться лезвием, стеркой.
    • при возврате денежных средств за прошедшую смену необходимо в журнале кассира-операциониста отразить их общую сумму, которая прописывается в графе 15. Также рекомендуется составить в обязательном порядке форму КМ-3, к которой прикладываются погашенные чеки с указанной возвратной суммой. Все возвратные средства за смену прописываются одной суммой и вычитаются из общедневной выручки. Возврат денежных средств непосредственно из кассы производится лишь в тот день, когда был выбит чек. Во всех остальных случаях возврат происходит через бухгалтерию.
    • Как заполнить журнал кассира операциониста

      Этот регистр заводится на каждую ККМ. Его открывают в момент регистрации данной аппаратуры в ИФНС. Поэтому журнал кассира операциониста необходимо обязательно отмечать в налоговой. Для этого используется приобретенный регистр в типографии.

      Госстатом для него предусмотрена специализированная форма КМ-4. Его нумеруют, прошивают и заверяют визой директора и печатью фирмы. После этого вместе с документацией на ККМ эту книгу отправляют в налоговую, которая рядом с печатью организации ставит свою печать и подпись соответствующего должностного лица.

      Записи в книгу производятся постоянно при работе ККМ. Как только заполняется последняя строка его нужно вместе с новым отправить в налоговый орган для регистрации его смены, которая отражается в заведенной ранее карточке ККМ на данную организацию.

      В настоящее время необходимо использовать ККМ с ЭКЛЗ, которая рассчитана на один год. Если пропустить данный срок, аппарат блокируется и не позволяет ничего по нему пробивать. При ее замене журнал не закрывается, а работники ЦТО делают соответствующие отметки в нем. Также эти специалисты согласно заключенным договорам при ежемесячном обслуживании ККМ на полях регистра могут делать отметки о проведенных работах.

      Важно! В случае осуществления возврата денег по ранее пробитому в этом же дне чеку, составляется акт на списание, который обязательно отражается в журнале и хранится вместе с ним.

      Правильность оформления регистра проверяет старший администратор или главный бухгалтер, также он расписывается в нем при осуществлении приема выручки за день от кассиров. На основании кассовых лент, зарегистрированных в нем, может выписывать на общую сумму приходный кассовый ордер (ПКО). Журнал он передает обратно кассиру, так как этот бланк должен хранится вместе с кассовым аппаратом.

      Рассмотрим, как заполнять журнал кассира операциониста.

      Затем указывается название кассового аппарата. В столбце справа также нужно вписать номера производителя и регистрационный. Отличаются они тем, что номер производителя присваивается на заводе и его обычно можно найти в паспорте и на корпусе кассы. Регистрационный номер — это номер, который получил аппарат в налоговой службе.

      Под названием документа проставляются даты начала и завершения заполнения журнала, а также должность и Ф.И.О. ответственного за это лица.

      Журнал заполняется построчно, при этом каждому Z-отчету отводится одна строка. Не допускается пропускать их или суммировать несколько отчетов в одну запись.

      В графу 3 записывается Ф.И.О. кассира.

      В графу 4 вносится порядковый номер напечатанного Z-отчета. Он записан на самом отчете.

      Графа 5 в настоящее время при заполнении книг не используется, поскольку в современных кассовых аппаратах убрана функция обнуления памяти. Здесь можно поставить прочерк, или дублировать номер Z-отчета из графы 4.

      Графа 6 показывает накопительный итог всех операций, совершенный на данном аппарате с начала его работы. Цифра берется на начало дня. Данную сумму можно посмотреть на предыдущем Z-отчете, или перенести из графы 9 предыдущего дня.

      В графах 7 и 8 проставляют свои личные подписи кассир и администратор, заверяя денежный итог на начало дня.

      В графах 12 и 13 указывается количество безналичных операций и их сумма. Если подобных операций не проводилось — здесь ставятся прочерки. Кроме этого, графы нужно оставить пустыми, если нельзя точно определить количество таких операций за день или кассовый аппарат не имеет счетчика совершенных безналичных операций.

      В графу 14 вносится общая сумма поставивших за день денежных средств, включая наличные платежи и безналичный расчет, однако, исключая возвраты покупателям и ошибочные чеки.

      В графу 15 записывается сумма возвратов за день, а также неправильно пробитых чеков.

      Графы 16-18 подписываются в конце дня ответственными за кассовую дисциплину лицами — кассиром, администратором и руководителем.

      Если за день было снято несколько Z-отчетов, то они все отражаются в журнал отдельными строками. Однако дата в графе 1 проставляется одна и та же.

      Журнал кассира операциониста бланк

      Скачать бланк журнала по форме КМ-4 в формате Excel.

      Журнал кассира-операциониста образец заполнения скачать Excel.

      Журнал кассира операциониста: образец заполнения

      Каждый предприниматель, задействованный в коммерческой сфере, должен приобрести контрольно-кассовые приборы для работы с денежными средствами. Должностные лица, заведующие этой техникой, обязаны регистрировать доход компании в специальном реестре. Органы контроля уделяют пристальное внимание исполнению данного правила, зафиксированного действующим законодательством. В данной статье мы предлагаем рассмотреть вопрос о том, как заполняется книга кассира операциониста.

      Журнал кассира операциониста (он же «форма № КМ-4») – это документ, в котором отражается расход и приход денежных средств

      Для чего необходим журнал кассира операциониста

      Согласно постановлению налоговой инспекции, к каждому контрольно-кассовому прибору должен быть прикреплен специальный реестр, где будет фиксироваться объем выручки, полученной от кассовых операций. Журнал кассира операциониста регистрируется наряду с кассовой техникой в отделении ФМС, где была зарегистрирована компания. Важно отметить, что контролирующими органами установлены правила, согласно которым данная книга должна регулярно передаваться налоговой службе для проведения проверок. Приобрести данный реестр можно в специализированных букинистических магазинах либо заказать в типографии.

      Для заполнения журнала используется унифицированная форма KM 4.

      Журнал, готовящийся к вводу в эксплуатацию, должен быть прошит и пронумерован. Подготовленный документ заверяется подписью собственника фирмы и штампом организации. Далее документ передается представителям налоговой службы, которые должны заверить журнал собственной печатью. Человек, взаимодействующий с налоговой инспекцией после получения книги обратно, должен проверить наличие подписи работника этой структуры.

      В рассматриваемый реестр вносятся данные из финансовых отчетов по кассе предприятия. Здесь фиксируется общий размер финансовых средств, поступивших в кассу компании в течение дня. Также этот документ содержит так называемый «Z-отчет», где фиксируется сводка за определенный временной отрезок. Данная обязанность возлагается на работников кассы или других должностных лиц, имеющих право работать с денежными средствами. Нужно отметить, что если в течение одного дня использовалось несколько бланков отчетности, информация о каждом из них должна быть внесена в соответствующие графы книги.

      Необходимо ли ставить книгу кассира на учет

      Журнал кассира операциониста должен быть в обязательном порядке зарегистрирован в налоговом органе. Согласно установленному порядку, кассир операционист должен регулярно добавлять новые записи в журнал. По его окончании документ передается наряду с новым журналом контролирующему органу для перерегистрации реестра. Работники налоговой службы, должны отметить факт перерегистрации в специальной карте, которая хранится в самом отделении.

      В журнале кассира-операциониста, должны отражать достоверную информацию о полученной выручке по каждой отдельно эксплуатируемой контрольно-кассовой машине

      Отдельного внимания заслуживает вопрос, нужно ли вести журнал кассира операциониста при онлайн-кассе? В действующем постановлении Министерства Финансов закреплены правила применения подобных реестров. Начиная с две тысячи семнадцатого года, каждый предприниматель, работающий с кассовой техникой, должен приобрести и установить современные приборы, позволяющие передавать налоговую отчетность в онлайн-режиме. В законе о порядке использования контрольно-кассовой техники отсутствует регламент, обязующий каждого предпринимателя, использующего «онлайн-кассу», вести рассматриваемый реестр. Это означает, что каждый предприниматель имеет законное право отказаться от использования данного элемента документооборота.

      Нужно отметить, что законом не запрещается составление подобных регистров с целью использования внутри компании.

      Правила оформления и заполнения журнала

      Согласно правилам, изложенным в нормативно-правовых документах, каждая компания, использующая в хозяйственной деятельности кассовые приборы, работающие в режиме онлайн, имеют законные основания для установки внутренних правил заполнения рассматриваемого регистра. При создании этих правил для заполнения журнала КМ 4, следует учитывать особенности процесса делопроизводства.

      Особенности заполнения

      Заполнение журнала кассира операциониста выполняется согласно следующего порядка:

    • Регистр должен заполняться по окончании финансового дня должностным лицом, работающим с кассовым аппаратом.
    • Все записи могут вноситься только ручкой с чернилами синего цвета.
    • При внесении исправлений и корректив, новые записи должны быть заверены бухгалтером компании и её руководителем.
    • На титульном листе фиксируется название и адрес фирмы. В специальных полях вводятся коды из регистрационного свидетельства. Далее следует привести информацию о самом кассовом аппарате. Здесь указываются его наименование, регистрационный номер и сведения о производителе. В следующей части титульного листа фиксируется отрезок времени, в течение которого использовался данный регистр. В заключительной части первой страницы указывается должностное лицо, которому поручается ведение журнала.

      Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок

      Рассматривая вопрос о том, как правильно заполнять книгу кассира операциониста, следует уделить отдельное внимание заполнению таблицы. Каждая страница регистра содержит в себе две таблицы, которые необходимо заполнять каждый день. В первой таблице указывается дата внесения записи и порядковый номер смены (при круглосуточной работе). В следующей графе фиксируется информация об отделе, где установлен кассовый аппарат. В том случае, когда на территории компании данный прибор используется для обслуживания всех отделов, ставится прочерк. В третий и четвертый столбец вносится информация о работнике, заведующим кассой и сведения о самом приборе.

      Далее фиксируется информация, полученная путем считывания контрольного счетчика. Пятая графа должна отражать общую сумму наличных средств, которые прошли через прибор со дня регистрации аппарата. В этом же разделе можно указать объем выручки, полученной за конкретный операционный день. Вся информация, внесенная в данный реестр, заверяется подписью должностного лица. Регистрация приходных и расходных кассовых документов включает в себя фиксацию:

      1. Общего объема наличности, прошедшего через кассу.
      2. Суммы денежных средств, которые были возращены покупателям на основании отказа от использования кассовых чеков.

      Образец оформления

      Предпринимателям, использующим технику, работающую «офлайн», необходимо прошить и пронумеровать чистый регистр, после чего передать документ ФНС для регистрации. При использовании онлайн-касс в данном порядке действий — нет необходимости. Как уже говорилось выше, данная категория предпринимателей может самостоятельно разработать внутреннюю форму заполнения документа.

      Вносить информацию в книгу кассиру операциониста следует после снятия «Z-отчетности». В приборах, работающих в онлайн-режиме, отчет снимается по завершении рабочего дня. Полученные сведения переносятся в регистр в соответствии с установленными правилами. Ниже, мы предлагаем рассмотреть образец заполнения формы КМ-4:

      Таблица 1

      Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации

      Таблица 2

      Незаполнение граф может быть рассмотрено контролирующими органами как неотражение сведений об операциях с применением контрольно-кассовой техники

      Ответственность за отсутствие или неправильное заполнение книги кассира

      Допущение ошибок при заполнении рассматриваемого регистра не может стать причиной наложения дисциплинарной ответственности и штрафных санкций. Согласно установленным правилам, обнаруженная неточность должна быть исправлена. Рядом с корректирующей записью следует сделать отметку «Исправленному верить». После этого новая запись заверяется должностным лицом.

      Важно отметить, что предприниматели, использующие онлайн-кассу, имеют законные основания для отказа от использования данного документа. Также в действующем законодательстве отсутствует регламент, позволяющий контролирующим органам накладывать штрафные санкции на предпринимателей, которые не используют данный вид финансовой отчетности. В случае наложения штрафа, предприниматель может обратиться в суд для защиты своих интересов. Согласно статистическим данным, большинство судебных разбирательств посвященных данной теме, оканчиваются в пользу предприятия, что приводит к снятию штрафных санкций.

      Кто обязан вести книгу операциониста

      Как показывает практика, руководитель компании может поручить обязанность по заполнению книги кассира операциониста любому работнику, взаимодействующему с кассовым аппаратом. В некоторых случаях руководители малых компаний самостоятельно заполняют данные документы. Помимо этого, рассматриваемый регистр может заполняться администратором компании либо представителем бухгалтерского отдела.

      Должностное лицо, заполняющее журнал кассира операциониста, образец заполнения которого приведен в данной статье, должно вносить записи в начале и по окончании операционного дня. Заполненный документ должен быть заверен подписью работника.

      Порядок хранения и сроки

      Рассматриваемый реестр относится к документам первичного учета, что определяет порядок хранения книги кассира операциониста. Важно обратить внимание на то, что каждая компания имеет законное право самостоятельно разработать локальные нормативы, посвященные данной теме. Как правило, действующий документ хранится рядом с кассовым аппаратом. Очень важно, чтобы журнал был недоступен для посторонних лиц. Также допускается хранение действующего документа в бухгалтерском отделе.

      По окончании журнала, документ должен быть передан налоговой службе с целью перерегистрации и открытия новой книги. Далее регистр помещается в архив компании. Срок хранения книги на территории компании составляет три года. При утилизации реестра следует учитывать нормы, установленные законодательством.

      Журнал учета кассира-операциониста должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя, главного бухгалтера и печатью

      Выводы (+ видео)

      В заключение данной статьи следует сказать о том, что на сегодняшний день компании, использующие в своей финансовой деятельности онлайн-кассу, официально освобождены от необходимости ведения книги кассира операциониста. Однако каждая компания имеет законное право использовать подобные регистры для собственных нужд, разработав внутреннюю форму заполнения книги. В этой ситуации журнал не подлежит обязательной регистрации в налоговом органе.