Как оформить приказ по личному составу

Приказ по личному составу входит в группу распорядительных актов руководства предприятия. Это один из основных документов при формировании взаимоотношений работодателя и работника; приказ фиксирует их возникновение или прекращение, изменение. Такие приказы составляют большую часть кадрового делопроизводства компании. При их оформлении необходимо следовать определенным правилам, соблюдать установленный законом порядок. Особенно важно учесть, что ознакомление работников с приказами по личному составу обязательно.

Когда понадобится приказ по личному составу

На основании норм Трудового кодекса РФ можно сделать вывод, что работодатель обязан регистрировать в своих распорядительных актах, приказах все кадровые вопросы:

• прием на работу (ст. 68 ТК РФ);
• перевод на другую работу или должность (ст. 62 ТК РФ);
• расторжение трудового соглашения (ст. 84.1 ТК РФ);
• предоставление планового отпуска или отзыв из отпуска (ст. 116 ТК РФ);
• отправление в командировку (ст. 166 ТК РФ);
• поощрение или дисциплинарное взыскание с работника (ст. 193 ТК РФ).

Соответствующие приказы являются первичными учетными документами в области труда для дальнейшего ведения трудовых книжек, карточек работников, их личных дел. Готовят приказы сотрудники кадровых служб, но подписывают их исключительно руководители.

Как составляются приказы по личному составу

В свое время чиновники разработали унифицированные формы для кадровых документов, в том числе приказов. С 2013 года власти отказались от обязательности их применения. То есть работодатели не обязаны, но могут пользоваться предложенными образцами приказов. Все необходимые кадровикам формы приказов доступны в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В таблице указаны номера документов для дальнейшего использования в работе. В скобках — данные о формах, используемых при издании одного приказа на нескольких сотрудников.

Наименование документа, приказа

Если в организации предусмотрено составление приказов по унифицированным формам, в них нельзя менять первоначальные реквизиты, только добавлять новые. Например, расширять строки, уточнять данные о лицах, визирующих приказ. Если в локальных нормативных актах предприятия прописаны иные образцы, то и правила их дополнения также должны быть указаны.

Пример приказа о приеме на работу на основе унифицированной формы



Образец приказа по личному составу в текстовом формате



Другие типы приказов по личному составу

Существуют и другие виды приказов по личному составу. Приведем только примерный перечень их укрупненных групп:

• прием на работу, увольнение, перевод относятся к группе организационных приказов по личному составу;
• дисциплинарные приказы: о наказании или поощрении;
• регламентарные: о различных видах отпусков, о направлении в командировку;
• зарплатные: об установлении окладов, системы надбавок и различных доплат;
• мотивирующие: о применении премий и иных дополнительных вознаграждений;
• технического характера: об изменении, уточнении или отмене приказа при необходимости.

Каждая следующая группа приказов в перечне отличается от предыдущей, но все они регламентируют взаимодействие работодателя со штатом работников, по отдельности с каждым сотрудником или с их группами.

Пример дисциплинарного приказа



Сколько действует приказ

Приказ по личному составу обладает неограниченным сроком действия если иное не установлено самим приказом. Период действия приказа начинается либо с даты его принятия, либо с даты, которая указана дополнительно в тексте. Окончание срока действия приказа может быть связано с наступлением определенных событий и календарной даты: истечением периода действия, отменой, принятием иного локального нормативного акта, делающего предыдущий неактуальным.

Внесение изменений в приказ

Вносить правки и корректировки в уже официально изданный приказ можно на основании другого приказа. В таком приказе необходимо указать причину изменений, обязательно нужно указать приказ, в который вносятся правки, последствия изменений. Ознакомление работника с такими актами обязательно.

Корректировки чаще всего вносятся в результате:

• изменений в действующем законодательстве;
• изменений обстоятельств, которые имеют значение для исполнения распоряжения, например изменение обстоятельств места и времени;
• изменений первоначальных личных обстоятельств у сотрудника, в отношении которого выносится распорядительный акт.

Таким образом, поправки необходимы, если изменились обстоятельства или правовая основа, и в действующем виде приказ неактуален и не обеспечивает достижение поставленной при его составлении цели.

Отмена приказа

Отмена приказа по личному составу производится на основании решения руководства отдельным распорядительным актом. В приказе об отмене, аналогично акту о внесении правок, необходимо указать основание отмены и ссылку на отменяемое распоряжение, последующие изменения в правоотношениях, действия, которые необходимо совершить. Распорядительный акт также должен быть предоставлен для ознакомления работнику, чьи права и интересы он затрагивает.

Отмена распорядительного акта может стать необходимой в связи с изменением первоначальных обстоятельств, при которых принималось первоначальное распоряжение. В деятельности хозяйствующих субъектов такие случаи возникают достаточно часто.

Чаще всего требуется отмена следующих распорядительных актов:

• о приеме на работу;
• о прекращении трудовых отношений по инициативе работника или работодателя (например, если выяснится, что причина нарушения трудовых обязанностей или трудового распорядка является уважительной);
• о направлении в командировку;
• о предоставлении очередного оплачиваемого отпуска;
• о досрочном прекращении действия дисциплинарного взыскания.

Как регистрировать и хранить

Даже если компания небольшая, сотрудников в ней немного, все изданные приказы по личному составу надо регистрировать в специальной книге учета, журнале регистрации.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу



Приказ – это правовой акт, который создается единолично руководителем организации (лицом, исполняющим его обязанности), в целях разрешения вопросов основной деятельности или по личному составу.

Приказы (распоряжения) по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения (75лет и 5 лет). К приказам, имеющим срок хранения 75 лет, относятся следующие:

• о приеме, переводе, увольнении (прекращении деятельности трудового контракта);
• об изменении фамилии;
• о поощрениях, объявлении благодарности, награждении почетной грамотой;
• об установлении окладов;
• об установлении доплат, надбавок к окладу;
• о премировании;
• о присвоении классных чинов, разрядов;
• о загранкомандировках;
• о длительных внутрироссийских командировках;
• о декретных отпусках;
• об отпусках по уходу за ребенком.

К приказам по личному составу, имеющим срок хранения 5 лет относятся следующие:

• о предоставлении очередного и учебного отпусков;
• о предоставлении отпуска без сохранения содержания;
• о предоставлении отгулов за неиспользованный отпуск и работу в выходные дни;
• о дежурствах;
• о взысканиях;
• о краткосрочных внутрироссийских командировках.

Приказы по личному составу о приеме на работу подготавливается и оформляется сотрудником кадровой или юридической службы на бланке унифицированной формы № Т-1 (применяется для приема одного работника), форма № Т-1а (для группы работников). Приказ подписывается руководителем организации и доводится до сведения принимаемого работника под роспись.

Правила заполнения приказов по личному составу о приеме на работу

Заполнение унифицированной формы № Т-1 и Т-1а не должно вызвать каких-либо затруднений, но все-таки есть некоторые особенности их оформления, требующие пояснения:

• Если с работником (работниками) трудовой договор заключается на неопределенный срок, тогда в строке «Дата» формы № Т-1 (в столбце «Период работы» формы № Т-1а) графа «по» не заполняется.
• В форме № Т-1 в качестве условий приема на работу и характера предстоящей работы необходимо указать одну из форм организации труда. Например, «по совместительству», «постоянно», «в порядке перевода из другой организации», «для выполнения определенной работы», «для замещения временно отсутствующего работника» и т.д.
• Тарифная ставка, оклад и надбавки в приказе о приеме на работу указываются согласно штатному расписанию и должны соответствовать (совпадать) с условиями оплаты труда, прописанными в трудовом договоре.

Основным преимуществом унифицированных форм приказа о приеме на работу является их сравнительная простота. В унифицированных формах не надо делать отметки о согласии работника с условиями труда, о прохождении им необходимого инструктажа, медицинского осмотра и т.д.

Однако это влечет за собой необходимость составления листков согласования, медицинского осмотра, листа прохождения инструктажа и т.п.

Согласно изданному приказу работник должен с определенного дня приступить к своим профессиональным обязанностям. Если в установленный день работник не выйдет на работу без уважительных на то причин, приказ может быть аннулирован.

Кадровые приказы

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации. В соответствии с частью третьей Трудового кодекса РФ, устанавливающей логику регулирования трудовых правоотношений, а также с учетом значимости управленческого действия с точки зрения действующего законодательства и ценности документа, которая выражается в сроке его хранения, приказы по личному составу классифицируются достаточно просто.

Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие срок хранения 75 лет:

Смотрите так же:  Размер пенсии по инвалидности военнослужащих в 2020 году. Военная пенсия по инвалидности рассчитать
• о приеме на работу (заключение трудового договора);
• о переводе на другую работу (постоянный перевод с согласия ­работника, т.е. изменение трудового договора);
• об увольнении (прекращение трудового договора);
• об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
• о направлении в командировку (длительную зарубежную);
• о поощрении (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

• о предоставлении отпуска;
• о направлении в командировку (краткосрочную);
• о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор и т.п.);
• о направлении на обучение (семинар) в рамках профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации.

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ

Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Все виды приказов по личному составу должны регистрироваться. Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов. Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом. Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов.

Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров).

Компания «Кадры в порядке» разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации приказов. В зависимости от объема кадрового документооборота могут применяться различные виды журналов.

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги — дату окончания. Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

Подробнее о правилах регистрации приказов можно прочитать в статье Л. Санкиной «Журналы регистрации кадровой документации».

ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ

ПРИЕМ

ПЕРЕВОД

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ВРЕМЯ ОТДЫХА

СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО, СОВМЕЩЕНИЕ, ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ОБЪЕМ РАБОТЫ

ПООЩРЕНИЕ И ВЗЫСКАНИЯ

КОМАНДИРОВКИ, НАПРАВЛЕНИЕ НА ОБУЧЕНИЕ

УВОЛЬНЕНИЕ (Прекращение трудового договора)

ПРОЧИЕ КАДРОВЫЕ ПРИКАЗЫ

Новости!

Кадры в порядке — работа в удовольствие!



При покупке на сумму
от 10 тыс. рублей
в подарок супер-чашка!

Приказы по личному составу — это какие приказы (виды)?

Формы и виды приказов по личному составу

Видов приказов по личному составу существует множество. Перечислим их укрупненные группы:

• Организационные: о приеме, увольнении, перемещении работников и др.
• Дисциплинарные: о наказании или поощрении.
• Регламентные: о направлении в командировку, разнообразных отпусках.
• Зарплатные: об установлении окладов, надбавок и доплат.
• Стимулирующие: о премиях и иных вознаграждениях.
• Технического характера: отменяющие — при необходимости отменить ранее изданный приказ или его отдельные пункты, изменяющие — вносящие поправки и корректировки в существующие приказы.

Все указанные группы приказов объединяет общий признак — понятие «личный состав». Это вся совокупность работников компании. В результате издания любого приказа по личному составу кто-либо из членов трудового коллектива или все работники компании ощущают на себе тот или иной результат.

Приказы по личному составу призваны решать целый комплекс задач:

• регулирование трудовых взаимоотношений «работник — работодатель»;
• формирование оптимальной структуры и численности личного состава;
• решение вопросов соблюдения гарантий в отношении членов трудового коллектива;
• оперативное влияние на решение вопросов текущей хозяйственной деятельности посредством оптимальной расстановки личного состава;
• укрепление трудовой дисциплины в коллективе;
• иные задачи.

Форму приказа можно разработать самостоятельно, предусмотрев в ней все необходимые реквизиты:

• наименование компании;
• номер приказа;
• дату;
• содержание;
• основание (при необходимости);
• подписи руководителя и работников.

Каждый вид приказа по личному составу преследует свои организационные или оперативные цели. Подробнее об этом в следующих разделах.

Группа организационных приказов: где взять образец?

Данная совокупность приказов по личному составу сопровождает каждого работника с момента приема на работу вплоть до расставания с компанией, включая все нюансы внутренних перемещений.

Приказы о приеме и увольнении — самые распространенные в данной группе. Их принято оформлять по унифицированным формам, хотя применение самостоятельно разработанных компанией форм приказов законом не возбраняется.

Образцы организационной группы приказов по личному составу изучайте с помощью материалов нашего сайта:

Приказы о перемещениях сотрудников представляют собой совокупность разнотипных распоряжений руководителя компании о разнообразных кадровых перестановках или линейных перемещениях членов трудового коллектива.

Среди них можно назвать следующие разновидности приказов:

• о параллельном перемещении сотрудников, например с одной должности на аналогичную в другом подразделении;
• о динамическом подъеме («карьерный шаг») или понижении в должности;
• о временном перемещении: на место отсутствующего работника, в связи с медицинскими показаниями на определенное время и др.

Познакомиться поближе с данной подгруппой приказов о перемещении сотрудников поможет материал «Унифицированная форма № Т-5 ? скачать бланк и образец».

Дисциплинарные приказы (пример)

Группа дисциплинарных приказов также отличается многообразием. Сюда входят разного рода распоряжения работодателя о наказаниях членов трудового коллектива за нарушение внутрифирменных положений, распоряжений и указаний, огрехи в соблюдении трудовой и технологической дисциплины и др.

Приказы данной группы не могут оформляться только на основании желаний администрации компании, поэтому требуют к себе повышенного внимания.

К примеру, приказ о дисциплинарном наказании является заключительным этапом в следующем алгоритме действий работодателя:

• обработка первично поступившей информации о факте нарушения трудовой дисциплины;
• получение от работника объяснений в письменной форме;
• изучение обстоятельств и условий произошедшего нарушения трудовой дисциплины;
• объективная оценка полученной информации;
• вынесение мотивированного решения по виду и форме наказания работника.

Он может иметь следующий вид:

Общество с ограниченной ответственностью «Сфера»

«14» января 2020 года № 9/к

О дисциплинарном взыскании

Евсеев Семен Викторович, токарь 2-го разряда, 10.01.2020 отсутствовал на рабочем месте без уважительной причины с 13:00 до 17:00, чем нарушил ст. 21 ТК РФ и правила внутреннего трудового распорядка компании.

На основании вышеизложенного и рапорта начальника смены Тарасова П. Н. от 10.01.2020, письменного объяснения Евсеева С. В., оформленного в присутствии комиссии акта об отсутствии на работе указанного сотрудника от 10.01.2020, графика рабочего времени на январь 2020 года

1. За грубое нарушение трудовых обязанностей — отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (прогул) Евсееву Семену Викторовичу (таб. № 00365) объявить замечание и снизить премию за январь 2020 года на 30%.
2. Инспектору по кадрам Дерябиной С. А. копию приказа направить в ОТиЗ, ознакомить работника под подпись.

Директор ООО «Сфера» Сотников /Сотников Н. Е./

С приказом ознакомлен: Евсеев /Евсеев С. В./ 14.01.2020

Разобраться с нюансами дисциплинарной группы приказов и сопутствующих им документов помогут материалы нашего сайта:

Регламентные приказы

Данная совокупность приказов помогает работодателю исполнять обязательные (регламентные) функции в отношении персонала компании, в том числе:

• своевременно предоставлять все виды положенных работникам отпусков: очередных, дополнительных, учебных и др.;
• исполнять свои обязанности по организации командировок и компенсации расходов, связанных со служебными поездками работников компании.

Приказ о командировке — один из основных документов, оформляемых перед началом процедуры отправки сотрудников в другую местность или компанию для выполнения поручений работодателя. Он включает следующую необходимую информацию:

• персональные данные командируемых сотрудников: Ф. И. О., должность, табельный номер;
• цель и срок командировки;
• фактические координаты нахождения компании, куда сотрудники отправляются по заданию работодателя;
• иные необходимые данные.

Как оформить приказ на командировку, говорится в материале «Унифицированная форма № Т-10 — бланк и образец».

Группа зарплатных и стимулирующих приказов

Понятия «зарплата» и «личный состав» неразделимы, поэтому данная группа приказов наиболее обширна по своему объему и многообразию. Любые изменения, связанные с работниками компании (их уровнем квалификации, ставками, разрядами, условиями работы и др.), неизбежно влекут зарплатные изменения и оформление приказов.

Например, работник повысил квалификацию и получил более высокий профессиональный разряд — это событие дает ему право на оплату труда по повышенным ставкам, что оформляется соответствующим распоряжением.

Группа приказов, призванных стимулировать работников к более производительному, продуктивному и качественному труду, также отличается разнообразием.

В арсенале работодателя существует множество средств для того, чтобы выразить своим работникам признательность за хороший труд и крепкую дисциплину труда, за высокие производственные показатели, перевыполнение плана и др.

Среди самых распространенных приказов из данной группы можно назвать следующие:

О типичном представителе указанной группы приказов расскажет материал «Унифицированная форма № Т-11 — скачать бланк и образец».

Нумерация, регистрация и хранение приказов по личному составу

Обычно нумерация приказов производится в соответствии с принятой в компании системой, закрепленной во внутрифирменном локальном акте (например, в положении о делопроизводстве).

При значительных объемах документов целесообразно осуществлять общую нумерацию с присвоением специфичного индекса в зависимости от срока хранения документа.

• индекс «к» или «л/с» — для приказов со сроком хранения 75 (50) лет;
• иной предусмотренный компанией индекс — для приказов сроком хранения 5 лет.

ВАЖНО! С марта 2016 года по закону от 02.03.2016 № 43-ФЗ для документов по личному составу действуют сокращенные сроки хранения — 50 лет, кроме тех, что созданы до 2003 года (для них срок остался прежним — 75 лет).

При регистрации приказов по личному составу необходимо помнить, что документы с разными сроками хранения не могут группироваться в одно дело. К примеру, приказы организационной группы (о приеме, увольнении и др.) можно сформировать в одно дело, а номера присвоить в хронологическом порядке с добавлением буквенного индекса «л/с». А группу регламентных приказов (об отпуске, командировке и др.), по которым предусматривается временное хранение, — группировать в отдельное дело с применением индекса «к».

Для регистрации приказов по личному составу понадобится соответствующий журнал.

Итоги

Ответ на вопрос «Приказы по личному составу — это какие приказы?» содержит в себе развернутую информацию о видах и формах этих документов, целях и задачах их оформления, составе, содержании, а также порядке нумерации, регистрации и хранения.

Об обязательных кадровых документах и кадровом учете см. в материале «Кадровые документы, которые должны быть в организации».

Приказы по личному составу

Формирование кадрового состава – одна из важнейших функций кадровой службы, определяющая эффективность работы всей организации, ее способность решать поставленные задачи. От качества исполнения этой функции зависит и репутация организации, и судьба каждого работника. Ошибка в неточно, небрежно, непрофессионально составленном приказе о назначении или увольнении может стать причиной несостоявшейся карьеры или даже несложившейся жизни.

• Приказ по личному составу – акт, издаваемый руководителем учреждения, организации, предприятия, являющийся основным документом, упорядочивающим процесс управления персоналом и движения кадров.

Приказы по личному составу относятся не только к распорядительным документам, но и к первичным учетным документам. Они фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и одновременно являются основанием начисления ему заработной платы.

Приказы по личному составу ведутся отдельно от приказов по основной деятельности предприятия, несмотря на то, что оформляются на одинаковых бланках. При подготовке документов в федеральном органе исполнительной власти используются электронные шаблоны бланков документов. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов федерального органа исполнительной власти утверждаются руководителем этого федерального органа исполнительной власти.

Обязательными реквизитами приказов по личному составу, оформляемых на бланках организации для внутренних документов, являются:

• • наименование организации;
• • наименование вида документа;
• • дата документа;
• • регистрационный номер документа;
• • заголовок к тексту;
• • текст документа;
• • подпись;
• • визы согласования документа.

Приказы по личному составу могут быть простыми и сложными.

Простой (индивидуальный) приказ касается одного лица, в его заголовке пишется: «О приеме на работу. «, «О переводе на другую работу. » и т.п.

Сложный приказ содержит несколько распорядительных пунктов. При решении одного вопроса его заголовок формулируется в соответствии с решаемым вопросом. Если приказ содержит несколько кадровых вопросов, заголовок отсутствует или формулируется в обобщенном виде («По личному составу»), вопросы располагаются в определенной последовательности (назначение, перевод, увольнение), при перечислении в одном пункте нескольких фамилий они указываются в алфавитном порядке.

Как правило, тексты приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «приказываю», что характерно для приказов по основной деятельности. Поэтому приказы по личному составу непосредственно начинаются с распорядительного действия:

• • «ПРИНЯТЬ» на работу (указываются установленный размер оплаты труда, т.е. оклад, надбавка, предусматриваемая индексация; тарифная ставка, а также, при необходимости, условия приема: «временно с ___ по ___ «, с испытательным сроком, его продолжительность);
• • «НАЗНАЧИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ» на другую работу (указываются новая должность и подразделение, вид перевода, а для временных переводов – продолжительность, причина перевода – в полном соответствии с требованиями ТК РФ, при необходимости – изменение оплаты труда);
• • «ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК» (указываются его вид, продолжительность, дата начала и окончания);
• • «КОМАНДИРОВАТЬ» (указываются дата и продолжительность командировки, место направления и наименование предприятия);
• • «УВОЛИТЬ» (точное указание причины увольнения).

Унифицированные формы приказов о приеме работников на работу, переводе на другую работу, прекращении (расторжении) трудового договора (служебного контракта), о поощрении работников, предоставлении отпуска или направлении в командировку утверждены Постановлением об утверждении унифицированных форм по учету труда и его оплаты.

Унифицированные формы приказов по личному составу: дорабатываем существующие и проектируем новые

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2007, N 11

Унифицированные формы приказов по личному составу: дорабатываем существующие и проектируем новые

В деятельности кадровой службы оформление документов является одним из самых ответственных участков работы. Требования, предъявляемые к оформлению документов, в том числе кадровых, содержатся в различных нормативно-правовых актах, количество которых за последние годы значительно возросло. Как правило, тот или иной нормативно-распорядительный акт регламентирует оформление определенного вида документа.

Наиболее сложная ситуация в настоящее время сложилась в отношении приказов по личному составу, требования к оформлению которых сформулированы в разных нормативно-правовых актах. При оформлении приказов по личному составу необходимо знать, в какую унифицированную систему документации включен приказ, и, соответственно, оформлять его по правилам данной системы.

В 1999 г. постановлением Госкомстата России были утверждены в составе Унифицированной системы первичной учетной документации (УСПУД) отдельные унифицированные формы приказов по личному составу. Формы стали применяться как обязательные в кадровых службах и получили широкое распространение в кадровых и бухгалтерских компьютерных программах.

Вторая редакция указанного постановления была издана Госкомстатом в 2001 г. С ее помощью в формы были внесены необходимые изменения, связанные с введением в действие нового Трудового кодекса РФ.

Наконец, Госкомстат России утвердил унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1). Они входят в Унифицированную систему первичной учетной документации (УСПУД) и образуют в ней отдельную подсистему по учету труда и его оплаты. В таблице 1 приведен полный перечень приказов, входящих в данную подсистему.

Приказы по кадрам, входящие в УСПУД

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу

Приказ (распоряжение) о приеме работников на
работу

Приказ (распоряжение) о переводе работника на
другую работу

Приказ (распоряжение) о переводе работников на
другую работу

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска
работнику

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска
работникам

Приказ (распоряжение) о прекращении действия
трудового договора с работником

Приказ (распоряжение) о прекращении действия
трудового договора с работниками

Приказ (распоряжение) о направлении работника в
командировку

Приказ (распоряжение) о направлении работников в
командировку

Приказ (распоряжение) о поощрении работника

Приказ (распоряжение) о поощрении работников

Однако отметим, что утвержденные Госкомстатом России унифицированные формы приказов, несмотря на их количество, лишь в незначительной степени охватывают документирование многочисленных аспектов движения кадров. Многие важные и часто встречающиеся ситуации, возникающие в процессе документирования трудовых отношений с работниками, не нашли своего отражения в УСПУД.

Так, в данной системе нет утвержденных унифицированных форм приказов по совмещению, по внутреннему совместительству, по вынесению и снятию дисциплинарных взысканий и многих других. В перечисленных (и подобных им) случаях кадровики составляют приказ в обычной «текстовой» форме, оформляя его по правилам другой унифицированной системы документации — Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) .

Требования по оформлению документов, входящих в унифицированную систему организационно-распорядительной документации, регламентируются ГОСТ Р 6.30-2003.

Между тем возможен и более простой путь: кадровая служба может самостоятельно доработать утвержденные формы из УСПУД или даже разработать новые формы приказов по аналогии с уже существующими. Согласно Постановлению Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» в утвержденные унифицированные формы приказов организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Главное — при разработке или доработке соблюдать общие требования к заполнению форм приказов. Таких требований всего два:

1. При внесении дополнительных реквизитов в утвержденные унифицированные формы первичной учетной документации не изменять и не удалять «родные» реквизиты той формы, которая была взята за основу (включая код, номер формы, наименование документа).

2. Внесенные изменения необходимо оформить соответствующим распорядительным документом организации (например, приказом руководителя).

Что же касается формата бланка нового документа, то форматы бланков, указанные в Альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. Поэтому при изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения:

1) в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей;

2) включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Дорабатываем существующую унифицированную форму

Предположим, кадровая служба должна оформить прием на работу внутреннего совместителя, то есть работника, который уже работает в организации по трудовому договору и для которого эта работа является основной. Унифицированной формы такого приказа, включенной в УСПУД, не существует. Но можно немного доработать существующую форму Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», помня обо всех правовых нормах, которые регулируют работу по совместительству.

Так, согласно ч. 1 ст. 282 Трудового кодекса РФ «совместительство — выполнение другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время», а согласно ч. 3 указанной статьи «работа по совместительству может выполняться работником как по месту его основной работы, так и у других работодателей». Однако существуют ограничения по продолжительности рабочего времени при работе по совместительству (ст. 284 Трудового кодекса РФ). Это тоже должно быть отражено в тексте приказа.

Взяв за основу приказ по форме Т-1, заголовочную часть которого оформляем как обычно, мы должны внести в него новую информацию:

1) добавляем в строку сведения о том, что работник уже работает в организации (фамилия, имя, отчество, информация о работе работника в организации).

Подстрочные примечания к этой строке выглядят теперь так: фамилия, имя, отчество, должность, структурное подразделение. Заполняя эти данные, мы говорим о том, что этот работник уже трудится в организации на основной работе:

Иванову Людмилу Петровну, кассира бухгалтерии, ¦ 0247 ¦

фамилия, имя, отчество, должность, структурное

2) вносим информацию о работе по совместительству в текст строки (условия приема на работу, характер работы), не меняя эти подстрочные замечания:

на условиях совместительства с графиком работы в свободное

(условия приема на работу, характер работы)

от основной работы время и с оплатой труда пропорционально

Далее в приказе оформляется все, как обычно — указывается тарифная ставка (оклад), основание — трудовой договор. То, что договор срочный, видно из графы в заголовочной части:

Принять на работу ¦ с ¦ 10.11.2007 ¦

Таким образом, внеся незначительные поправки в существующую форму Т-1, мы получили удобную форму для оформления приема на работу по внутреннему совместительству своих работников (см. пример 1).

Часто у работников кадровых служб возникают вопросы и при оформлении совмещения, особенно когда совмещение должно быть оформлено одновременно с приемом на работу.

Фрагмент документа. Статья 60.2 Трудового кодекса РФ

С письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату (ст. 151 настоящего Кодекса).

Поручаемая работнику дополнительная работа по другой профессии (должности) может осуществляться путем совмещения профессий (должностей). Поручаемая работнику дополнительная работа по такой же профессии (должности) может осуществляться путем расширения зон обслуживания, увеличения объема работ. Для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенным трудовым договором, работнику может быть поручена дополнительная как по другой, так и по такой же профессии (должности).

Срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного согласия работника (. ).

Форма по ОКУД ¦0301001¦

Общество с ограниченной ответственностью +——-+

Приказы по личному составу 2020: виды, образец заполнения



Автор: Анастасия Арькова
Старший специалист по кадровому делопроизводству 1С-WiseAdvice

Приказы и распоряжения по личному составу – это документы, которые регулируют трудовые отношения и отражают действия и события, связанные с сотрудниками компании.

Поговорим о том, когда нужны такие приказы, как их заполняют и хранят. А также расскажем про правила оформления приказов и дадим пример заполнения.

Какие приказы относятся к личному составу?

Это приказы, которые касаются режима и условий работы сотрудников, оплаты труда и т.д.

• об увольнении;
• о предоставлении очередного или другого вида отпуска;
• о переводе на другую должность или в другое подразделение;
• о замещении отсутствующего сотрудника;
• о выплате вознаграждений;
• о привлечении к работе сверхурочно;
• о дисциплинарном взыскании;
• о направлении в командировку.

Каждый такой приказ – официальное основание для действия в отношении работника: внесения записи в трудовую книжку, выплаты отпускных или командировочных, лишения премии и т.д.

Порядок составления и оформления приказов по личному составу

Для любого приказа по личному составу должно быть основание.

Например, если сотрудник уходит в отпуск, основанием будет его заявление. Если нужно наказать за опоздание или прогул – докладная записка руководителя структурного подразделения, акт отсутствия на рабочем месте, объяснительная записка сотрудника.

Раньше работодатели должны были использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Теперь такого требования нет, но многие по-прежнему пользуются готовыми формами из этого приказа, т.к. это удобно.

В то же время, никто не запрещает работодателям разрабатывать свои формы приказов. Главное, чтобы в них были обязательные элементы:

• наименование документа;
• номер;
• дата;
• название организации;
• смысловая часть;
• Ф.И.О. сотрудника, которого касается приказ;
• основание;
• отметка об ознакомлении сотрудника с документом;
• подпись руководителя организации либо другого уполномоченного лица.

При этом нужно помнить, что многие приказы по личному составу относятся к первичным документам, т.к. служат основанием для оплаты. Поэтому, они должны содержать обязательные для «первички» реквизиты: наименование, дату составления, название компании, суть хозяйственной операции и др.

Можно оформить сводный приказ на группу сотрудников, перечислив Ф.И.О. каждого.

Если компания использует не унифицированные приказы, а самостоятельно разработанные бланки или видоизмененные унифицированные, нужно утвердить их руководителем и закрепить в ЛНА компании. Например, в инструкции по кадровому делопроизводству. Документы, которые служат основанием для выплат и являются «первичкой», должны быть закреплены в учетной политике.

Образец приказа по личному составу:



Следите, чтобы формулировки совпадали с формулировками ТК РФ. Так, некоторые работодатели по привычке продолжают применять такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса есть только замечание и выговор. За неверную формулировку можно получить штраф при проверке трудинспекции. К тому же такой приказ не может быть основанием для увольнения.

Вот почему важно, чтобы кадровыми документами занимались специалисты, подкованные в вопросах трудового законодательства, а не случайные работники в качестве дополнительной нагрузки (бухгалтеры, секретари, и т.д.).

Мы разработаем ЛНА, отвечающие действующему законодательству, оформим все виды приказов по личному составу и другие кадровые бумаги в срок и по правилам. В любой момент вы будете готовы к трудовой проверке и разбирательствам с сотрудниками.

Учет приказов по личному составу

Кадровые приказы нужно регистрировать в отдельном журнале. Строго установленной формы журнала нет Образец записи в едином журнале регистрации без классификации по видам – см. ниже).

В зависимости от размеров компании и количества приказов можно вести как один перечень приказов по личному составу, так и отдельные – по ситуациям:

• приему на работу;
• увольнениям;
• отпускам;
• командировкам и т.д.

Журнал регистрации приказов по личному составу выглядит так:



Форму журнала нужно закрепить в локальном нормативном акте.

Хранение приказов по личному составу

Сколько хранить все эти документы – написано в специальном перечне Минкультуры (утв. приказом от 25.08.2010 № 558).

Согласно документу, приказы по личному составу хранят:

• приказы о приеме на работу, переводам, увольнениям, изменения оплаты труда и различных выплат, отпусков и командировок работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, длительных командировок и др. – 75 лет (для документов, созданных до 1 января 2003 года);
• те же документы, но оформленные после 1 января 2003 года – 50 лет;
• приказы по наказаниям, отпускам, коротким командировкам – 5 лет.

Журналы учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников хранят 75 (или 50) лет, а журналы учета отпусков – 3 года (статья 695 того же Перечня).

Если в организации не все кадровые процедуры оформлялись приказами, их нужно оформить хотя бы задним числом во избежание штрафов от трудовой инспекции и споров с сотрудниками. То же самое касается ЛНА по кадровым вопросам.

Чтобы убедиться, все ли у вас в порядке с кадровым учетом, и готовы ли вы к проверке, закажите кадровый аудит в 1С-WiseAdvice. Мы проверим соответствие кадрового делопроизводства федеральным стандартам и требованиям ТК РФ, выявим слабые места и дадим рекомендации по восстановлению кадрового учета.

Мы всегда работаем командой: кадровик, юрист по трудовому праву, бухгалтер по расчету зарплаты, налоговый консультант, поэтому выявляем проблемы и по смежным направлениям (зарплата и налоги).

Навсегда избавиться от проблем, связанных с кадровой документацией, вам поможет аутсорсинг кадрового делопроизводства от 1С-WiseAdvice. Мы гарантируем компенсацию всех штрафов, если нарушения допущены по нашей вине.

Смотрите так же:  Налог с продажи автомобиля. Нужно ли платить налог за машину если её продал