Как оформляется компенсация сотруднику мобильной связи
Ряд специальностей связан непосредственно с переговорами, в том числе по телефону. Так как мобильный является инструментом, нужным для обеспечения рабочей деятельности, услуги сотовой связи оплачиваются работодателем. Компенсация предполагает частичный или полный возврат средств сотруднику за услуги связи. Возмещаются только траты на звонки по рабочим вопросам. Сопутствующие расходы должны быть правильно учтены.
Нормативная база
Необходимость возмещения расходов сотрудника, связанных непосредственно с рабочими нуждами, прописана в статье 164 ТК РФ. В статье 188 ТК РФ указаны случаи, предполагающие компенсацию:
- Использование в работе собственности сотрудника (к примеру, сотового устройства).
- Амортизация объектов собственности.
- Приказ руководителя фирмы. В нем должен быть указан перечень специальностей, которые неразрывно связаны с телефонными переговорами. В приказе можно также оговорить ряд сотрудников, которым может выплачиваться компенсация.
- Должностная инструкция сотрудника. Этот документ обосновывает нужность телефонных переговоров.
- Трудовой договор и дополнительное соглашение. В них указываются условия и порядок возмещения затрат. Можно оговорить фиксированную сумму, которая будет выплачиваться работнику.
- Договор с оператором, детализация звонков. Документы устанавливают фактический размер расходов.
- Оформлением договора аренды телефона на основании статей 606-625 ГК РФ. В документе указывается срок аренды, объем компенсаций и порядок их выплаты.
- Оформлением договора безвозмездной эксплуатации устройства.
- Безлимитный тариф. Основное его преимущество – отсутствие необходимости контроля трат сотрудников на сотовую связь. Выплаты сотовому оператору будут фиксированными. Размер их останется таким же вне зависимости от длительности телефонных переговоров.
- Установление лимитов. Нужно для того, чтобы сократить число ненужных звонков. Размер лимитов устанавливается в приказе руководителя или в соответствующем Положении.
- ДТ20, 26, 44 КТ73. Учет трат на сотовую связь.
- ДТ73 КТ50, 51. Траты на мобильную связь были компенсированы.
- Оплата авансом. Если сотовая связь оплачивается авансом, соответствующие платежи будут считаться авансовыми.
- Карты экспресс-оплаты. Минус оплаты картами заключается в том, что отсутствие сопутствующих документов может вызвать нарекания со стороны налоговых органов.
- Компенсация. Актуальна для тех случаев, когда работодатель не заключил договора с оператором, и сотрудники в своей работе используют личные сим-карты. Затраты на личные переговоры учитываются в составе прочих трат на счете 91.
- полное название организации;
- дата, когда был составлен приказ;
- регистрационный №;
- заголовок;
- формулировка: «На основании отчетных документов, предоставленных… (здесь пишется полное ФИО сотрудника) ПРИКАЗЫВАЮ»;
- текст;
- подпись лица, несущего ответственность за исполнение приказа, и ее расшифровка;
- подпись директора и ее расшифровка;
- подпись сотрудника (которому необходимо возместить расходы) и ее расшифровка в графе ознакомления.
- ФИО сотрудника, которому надо возместить затраты.
- Структурное подразделение, в котором работает сотрудник, а также его должность, разряд, класс, квалификация.
- Формулировка: «Выплатить в качестве возмещения расходов сверх аванса, полученного в связи с нахождением в … с… по… год …руб….коп…(сумма прописью)».
- Основание и перечисление подтверждающих документов.
- Формулировка: «Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на … (должность и ФИО ответственного лица)».
- Сохраняется рабочее место.
- Сохраняется прежний оклад.
- Директор организации покрывает все расходы на нахождение в командировке.
- Транспортные расходы:
- если сотрудник использовал свою личную машину;
- если сотруднику пришлось взять в аренду собственность, например, автомобиль;
- если сотруднику пришлось ездить на общественном транспорте или воспользоваться услугами такси.
- Расходы на снятое жилое помещение по договору найма.
- Суточные (затраты работника на личные нужды, например, питание).
- Другие расходы:
- мобильная связь;
- интернет;
- обмен валюты.
- в командировку по РФ на срок от 10 до 60 дней;
- в международные командировки на срок от 10 до 60 дней.
- Придерживаться установленного законом расстояния между краями страницы и текстом.
- Документ издается на белом и высококачественном листе бумаги формата А4.
- Прописывать дату документа арабскими цифрами
- Компенсируемая сумма должна быть написана цифрами и прописью.
- В документе должны быть все подписи плюс их расшифровка.
- Печать.
- неправильно написать название организации;
- не проставить или написать неправильно дату составления документа;
- не указать регистрационный номер;
- не написать компенсируемую сумму прописью;
- неправильно написать ФИО сотрудника, которому необходимо возместить расходы;
- не указать должность;
- не указать ответственное лицо;
- внести поправки простым карандашом или ручкой другого цвета;
- написать текст неразборчивым почерком;
- сделать много исправлений в документе;
- сделать орфографические ошибки;
- неправильно указать сумму, которую необходимо возместить;
- искусственно состарить документ;
- затереть ластиком текст.
- Переписать/перепечатать документ. Воспользоваться таким способом можно, если ошибка была замечена:
- до того, как была поставлена подпись руководителя;
- в момент подписания.
- Издать новый приказ. Но перед тем как приступить к изданию нового, необходимо создать приказ, аннулирующий приказ, в котором присутствуют различного рода ошибки. В нем должно содержаться следующее:
- дата, когда он был составлен;
- название документа;
- начало текста, начинающееся со слов: «Признать утратившим силу» или «Считать недействительным»;
- основания для отмены;
- кто несет ответственность за исправления;
- подпись.
- самостоятельное вычисление потраченных сумм;
- определение порядка начисления и выплаты денежных средств;
- перечисление условий для выплаты;
- утверждение перечня документации учета расходов, подтверждающих факт траты личных денежных средств гражданина.
- введение положений о размере выплаты и условиях начисления в его трудовое соглашение или издание дополнения к нему — для конкретного сотрудника;
- принятие локального нормативного акта – в таком случае размер начисления и условия получения одинаковы для всех сотрудников компании, в том числе и руководящих должностей.
- Работник предоставляет чеки или руководитель запрашивает детализацию звонков у оператора.
- Ответственное должностное лицо издает распоряжение о возврате денег гражданину.
- Утвержденная сумма переводится работнику.
- наименование документа;
- ссылка на ст. 188 ТК РФ ;
- размер выплаты (допускаются разные суммы для определенных должностей);
- размеры поправочных коэффициентов (при необходимости);
- дата издания документа и срок действия;
- крайний срок начисления;
- распоряжение об ознакомлении сотрудников с содержанием приказа;
- назначение ответственного за контроль исполнения приказа;
- Ф. И. О. лица, составившего приказ;
- подписи составителя и лиц, ознакомившихся с распоряжением;
- порядковый регистрационный номер приказа и дата его составления.
Заключение
Итак, если сотрудник потратил свои денежные средства на нужды организации во время служебной командировки, то компания обязана возместить ему все. Для этого необходимо правильно и грамотно составить приказ. В нем фиксируется максимальная денежная сумма, которую работник потратил из своего кармана на нужды компании. Но перед тем как издать приказ, работник в течение двух недель должен подать заявление о возмещении расходов вместе с подтверждающими документами.
Если компенсация разговоров с личного телефона, то можно приказом. далее соглашением сторон утвердить список лиц и сумму (разумную) компенсации. взносами не облагается т.к. компенсация связана с выполнением трудовых обязанностей, только НДФЛ удержать придется.
А к документам, которые могут подтвердить тот факт, что данная компенсация связана с выполнением трудовых обязанностей, можно отнести:
— утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использовать личный мобильный телефон;
— должностная инструкция работника, в которой прописана необходимость использования мобильного телефона в служебных целях;
— детализированные счета оператора связи.но лучше конечно оформить на фирму служебные телефоны.
Не можем ничего посчитать, т.к. организация работает месяц:(*
и еще вот как в должностной инструкции обосновать необходимость? типа у чела есть обязанности связанные с ненахождением в офисе?В билайне есть какая-то прога, анализатор счета, вроде автоматически считает кто сколько по делу или без дела наговорил.
да какие могут быть лимиты для дира и зам.дира?
А как вы обосновываете лимиты?
Чета легче наверное у них авто в аренду взять и платить аренду транспорта, взамен телефонов:(*
Как отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию стоимости служебных переговоров с личного мобильного телефона сотрудника
С.В. Разгулин
заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РоссииЧтобы обеспечить сотрудника мобильной связью, организация может не только сама подключиться к сотовому оператору, но и компенсировать сотрудникам стоимость звонков с их личного мобильного телефона.
При использовании в работе собственного мобильного телефона сотрудник вправе получить два вида выплат:
– компенсацию за использование личного имущества (телефонного аппарата) или доход от сдачи его в аренду организации;
– возмещение стоимости служебных звонков.Такой порядок установлен статьей 188 Трудового кодекса РФ.
В бухучете начисление компенсации расходов на оплату служебных переговоров отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (Инструкция к плану счетов).
В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, при начислении компенсации сделайте запись:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44. ) Кредит 73
– начислена компенсация расходов на оплату служебных переговоров с личного телефона.Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, компенсация расходов на оплату служебных переговоров с личного телефона не облагается:
– НДФЛ (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ);
– взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, письмо Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 2538-19);
– взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.
Это понятно, но ведь лимиты должны быть обоснованы.
В БСС Главбух нашлаКак учесть при налогообложении компенсацию стоимости телефонных переговоров, выплаченную без детализированного счета оператора связи на основании средних месячных норм, утвержденных руководителем организации. Организация компенсирует сотруднику расходы на оплату служебных переговоров с личного мобильного телефона
Такую компенсацию нельзя учесть при расчете налога на прибыль. В этом случае все звонки, совершенные в течение месяца, нужно рассматривать как личные, не связанные с производственной деятельностью. Объясняется это тем, что любые расходы, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, должны быть документально подтверждены (http://www.1gl-vip.ru/showdocument.aspx?pubdiv > Также на сумму компенсации нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Это связано с тем, что данная выплата рассматривается как оплата за сотрудника услуг по предоставлению телефонной связи. Такие выплаты работодатель осуществляет в рамках трудовых отношений, кроме того, они не содержатся в закрытом перечне сумм, не облагаемых взносами. Этот вывод позволяет сделать часть 1 (sp://num=7) статьи 7 и статья 9 (sp://num=8) Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, а также часть 1 (sp://num=9) статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.
короче тушите свет..
Организация применяет общую систему налогообложения
При расчете налога на прибыль компенсацию расходов на оплату служебных переговоров с личного телефона включите в состав прочих расходов (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Ситуация: какие документы подтверждают производственный характер разговоров сотрудника по мобильному телефону. Организация компенсирует сотрудникам стоимость звонков с их личного мобильного телефонаПеречень документов, подтверждающих производственный характер телефонных переговоров, законодательством не определен. Несмотря на это, суды склоняются к тому, что организация обязана доказать связь расходов на оплату услуг связи со своей производственной деятельностью (см., например, постановления ФАС Московского округа от 19 января 2009 г. № КА-А40/12732-08, Западно-Сибирского округа от 4 мая 2005 г. № Ф04-2733/2005(10928-А27-40) и Восточно-Сибирского округа от 27 мая 2005 г. № А58-1983/03-Ф02-2300/05-С1).
Контролирующие ведомства рекомендуют подтверждать производственный характер телефонных разговоров:
– приказами руководителя организации об утверждении списка сотрудников, которые для исполнения служебных обязанностей используют личные телефоны;
– письменными соглашениями об использовании сотрудниками в работе личных телефонов;
– детализированными счетами операторов мобильной связи;
– должностными инструкциями, в которых сказано, при исполнении каких обязанностей сотрудник может пользоваться мобильной связью;
– заявлениями сотрудников о возмещении расходов на оплату служебных переговоров с личных телефонов;
– копиями документов, подтверждающих, что используемый номер телефона принадлежит сотруднику.
Это следует из писем Минфина России от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/350, от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15, Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 2538-19.Есть аргументы, позволяющие организациям учесть при налогообложении расходы на оплату услуг мобильной связи без детализированных счетов. Они заключаются в следующем.
Налоговый кодекс РФ не содержит списка обязательных документов, которыми можно подтвердить понесенные расходы. Более того, факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, даже косвенно свидетельствующий об этом (п. 1 ст. 252 НК РФ). Ни налоговое законодательство, ни законодательство о связи, ни законодательство о бухучете не содержат требований об обязательной расшифровке произведенных переговоров, получении детализированных счетов и составлении отчета по каждому звонку. Кроме того, содержание переговоров составляет охраняемую законом тайну связи (ст. 63 Закона от 7 июля 2003 г. № 126-ФЗ). А значит, организация не обязана подтверждать производственную направленность данных расходов детализацией счетов.
Таким образом, организация вправе обосновать расходы на оплату услуг мобильной связи, в частности, заключенным договором с оператором мобильной связи, платежными документами, организационно-распорядительными документами руководителя организации и т. п. Данный вывод подтверждает судебная практика (см., например, определение ВАС РФ от 3 сентября 2008 г. № 11211/08, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 2 июля 2008 г. № Ф04-3910/2008(7317-А81-14), Московского округа от 3 июня 2009 г. № КА-А40/4697-09-2, от 24 февраля 2009 г. № КА-А40/12268-08, от 9 июля 2008 г. № КА-А40/5861-08 и от 19 июля 2007 г. № КА-А40/5441-07, Уральского округа от 8 декабря 2008 г. № Ф09-9153/08-С3, Северо-Западного округа от 15 января 2009 г. № А56-6560/2008, Поволжского округа от 23 мая 2008 г. № А55-10554/07, от 16 мая 2008 г. № А55-13148/07, Центрального округа от 6 марта 2009 г. № А35-4080/07-С8).
Налоговый инспектор может поинтересоваться, с кем конкретно и с какой производственной целью тот или иной сотрудник говорил по мобильному телефону. Поэтому заранее подготовьте дополнительную информацию, подтверждающую производственный характер переговоров. Это могут быть договоры с контрагентами, деловая переписка, справки о состоянии взаиморасчетов и т. п.
Требовать отчета о содержании телефонных разговоров налоговые инспекторы не вправе (абз. 8 письма МНС России от 22 мая 2000 г. № ВГ-9-02/174).
Во внутренних документах организации закрепите обязанность сотрудников составлять отчеты о служебных звонках, совершенных в течение месяца с личного мобильного телефона.
Такие отчеты можно составить на основе расшифровок, предоставленных оператором связи. Каждый служебный звонок, указанный в расшифровке, сотрудник должен обосновать. В этом случае налоговая инспекция не сможет обвинить организацию в неподтвержденности производственного характера расходов.
Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть стоимость мобильных телефонных переговоров, совершенных в нерабочее время. Организация компенсирует сотрудникам стоимость звонков с их личного мобильного телефона
Для этого в должностной инструкции сотрудника укажите, что вести служебные переговоры он может и в нерабочее время. Например, связываться с контрагентами из регионов, расположенных в других часовых поясах. Кроме того, можно указать, что руководитель организации (непосредственный руководитель) всегда должен иметь возможность связаться с сотрудником.
Аналогичная точка зрения изложена в письме Минфина России от 7 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/418. Подтверждает ее и судебная практика (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 20 июля 2007 г. № А05-692/2007, Московского округа от 19 января 2009 г. № КА-А40/12732-08, от 31 мая 2006 г. № КА-А41/4511-06).
Если организация применяет метод начисления, то налоговую базу можно уменьшить по мере поступления от сотрудников заявлений и документов, подтверждающих стоимость служебных переговоров (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). Если организация применяет кассовый метод, расходы спишите только после фактической выплаты компенсации (п. 3 ст. 273 НК РФ).
Пример отражения в бухучете и при налогообложении компенсации расходов на оплату служебных переговоров с личного телефона. Организация применяет общую систему налогообложения
В марте Кондратьев написал на имя руководителя организации заявление о возмещении ему стоимости служебных звонков, совершенных с личного мобильного телефона. Расходы на оплату служебных переговоров в сумме 560 руб. подтверждены детализированным счетом оператора связи и служебной запиской Кондратьева о производственном характере каждого звонка.
При расчете налога на прибыль за март бухгалтер организации включил в состав расходов 560 руб. НДФЛ, взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму компенсации не начисляются.
Ситуация: как учесть при налогообложении компенсацию стоимости телефонных переговоров, выплаченную без детализированного счета оператора связи на основании средних месячных норм, утвержденных руководителем организации. Организация компенсирует сотруднику расходы на оплату служебных переговоров с личного мобильного телефона
Такую компенсацию нельзя учесть при расчете налога на прибыль. В этом случае все звонки, совершенные в течение месяца, нужно рассматривать как личные, не связанные с производственной деятельностью. Объясняется это тем, что любые расходы, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, должны быть документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Если расшифровка счета на оплату услуг связи отсутствует, определить сумму расходов, связанных с производственной деятельностью, невозможно. Следовательно, условие о документальном подтверждении расходов в данном случае не выполняется. Аналогичная точка зрения изложена в письмах Минфина России от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/350, от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15 и УФНС России по г. Москве от 9 февраля 2005 г. № 20-12/8153.
Если компенсация выплачена, с нее нужно удержать НДФЛ (п. 3 ст. 217 и п. 1 ст. 224 НК РФ).
Также на сумму компенсации нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Это связано с тем, что данная выплата рассматривается как оплата за сотрудника услуг по предоставлению телефонной связи. Такие выплаты работодатель осуществляет в рамках трудовых отношений, кроме того, они не содержатся в закрытом перечне сумм, не облагаемых взносами. Этот вывод позволяет сделать часть 1 статьи 7 и статья 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, а также часть 1 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.
Есть аргументы, позволяющие организациям учесть при расчете налога на прибыль расходы на оплату услуг мобильной связи без детализированных счетов. Они заключаются в следующем.
Налоговый кодекс РФ не содержит списка обязательных документов, которыми можно подтвердить понесенные расходы. Более того, факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, даже косвенно свидетельствующий об этом (п. 1 ст. 252 НК РФ). Перечень таких документов также Налоговым кодексом РФ не ограничен. Ни налоговое законодательство, ни законодательство о связи, ни законодательство о бухучете не содержат требований об обязательной расшифровке произведенных переговоров, получении детализированных счетов и составлении отчета по каждому звонку. Кроме того, содержание переговоров составляет охраняемую законом тайну связи (ст. 63 Закона от 7 июля 2003 г. № 126-ФЗ). А значит, организация не обязана подтверждать производственную направленность данных расходов детализацией счетов.
Таким образом, организация вправе обосновать расходы на оплату услуг мобильной связи, в частности, заключенным договором с оператором мобильной связи, платежными документами, организационно-распорядительными документами руководителя организации и т. п. Данный вывод подтверждает арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Московского округа от 3 июня 2009 г. № КА-А40/4697-09-2, от 24 февраля 2009 г. № КА-А40/12268-08, от 9 июля 2008 г. № КА-А40/5861-08 и от 19 июля 2007 г. № КА-А40/5441-07, Уральского округа от 8 декабря 2008 г. № Ф09-9153/08-С3, Северо-Западного округа от 15 января 2009 г. № А56-6560/2008, от 29 октября 2007 г. № А05-3408/2007, Поволжского округа от 23 мая 2008 г. № А55-10554/07, от 16 мая 2008 г. № А55-13148/07, от 30 марта 2006 г. № А65-16024/2005-СА1-37, Западно-Сибирского округа от 2 июля 2008 г. № Ф04-3910/2008(7317-А81-14), Центрального округа от 6 марта 2009 г. № А35-4080/07-С8).
Ситуация: возникает ли у организации облагаемый налогом на прибыль доход, если сотрудники используют для служебных переговоров свои личные мобильные телефоны. Организация оплачивает служебные переговоры и учитывает эти суммы в расходах. Компенсация за использование личного имущества в служебных целях сотруднику не начисляется
Если сотрудник использует в работе личный мобильный телефон, организация может:
– заключить договор аренды телефона с выплатой арендной платы;
– выплачивать сотруднику компенсацию за пользование его имуществом;
– пользоваться телефоном безвозмездно.Сотрудник, используя личный телефон в служебных целях без какой-либо оплаты, тем самым предоставляет телефон во временное пользование организации (п. 1 ст. 689 ГК РФ).
Доход в виде безвозмездно полученного имущества (товаров, услуг) и имущественных прав (кроме случаев, указанных в ст. 251 НК РФ) необходимо включать в состав внереализационных доходов при расчете налога на прибыль (п. 8 ст. 250 НК РФ). Таким образом, организация, безвозмездно пользуясь личными телефонами сотрудников, получает внереализационный доход и должна учесть его при расчете налога на прибыль. Аналогичной точки зрения придерживаются представители налогового ведомства (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 30 июня 2008 г. № 20-12/061156). В обоснование своей позиции они приводят положения пункта 2 информационного письма Президиума ВАС РФ от 22 декабря 2005 г. № 98. В нем суд указал, что применение пункта 8 статьи 250 Налогового кодекса РФ распространяется на безвозмездное получение права пользоваться вещью.
При расчете налога на прибыль этот доход нужно оценить по правилам статьи 40 Налогового кодекса РФ. В рассматриваемой ситуации доходом следует признать рыночную стоимость услуг по предоставлению идентичного имущества в аренду (п. 9 ст. 40 НК РФ). Эту информацию подтвердите документально или проведением независимой оценки.
Эти выводы подтверждают письма Минфина России от 4 февраля 2008 г. № 03-03-06/1/77, от 24 июля 2008 г. № 03-03-06/2/91, 17 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/125, от 17 октября 2005 г. № 03-03-04/4/63 и УФНС России по г. Москве от 30 июня 2008 г. № 20-12/061156, от 9 января 2008 г. № 18-11/000184. Аналогичная точка зрения отражена в постановлениях ФАС Волго-Вятского округа от 2 июля 2008 г. № А82-11801/2007-14, от 5 июня 2007 г. № А39-3251/2006, Северо-Западного округа от 7 марта 2006 г. № А56-42032/04.
Есть аргументы, позволяющие организации не учитывать внереализационный доход при безвозмездном использовании сотрудниками личных мобильных телефонов в служебных целях. Они заключаются в следующем.
Договор безвозмездного пользования предполагает, что одна сторона передает имущество другой на определенное время, после чего имущество должно быть возвращено передающей стороне (п. 1 ст. 689 ГК РФ).
Если сотрудники используют личные мобильные телефоны, в том числе и для служебных переговоров, передачи имущества не происходит. Сотрудник, который является собственником мобильного телефона, сам ведет переговоры по телефону в личных и служебных целях, а организация только оплачивает услуги мобильной связи. Организация не получает имущества и не может им пользоваться, следовательно, применение пункта 8 статьи 250 Налогового кодекса РФ в данном случае неправомерно. А значит, у организации не возникает внереализационного дохода в виде безвозмездно полученного в пользование имущества сотрудников (мобильных телефонов).
Некоторые арбитражные суды поддерживают такой вывод (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 17 февраля 2005 г. № А65-11335/2004-СА1-32, Центрального округа от 2 сентября 2004 г. № А64-660/04-16). Однако такая позиция может привести к спору с налоговой инспекцией. Чтобы этого не произошло, необходимо либо заключить с сотрудником договор аренды телефона, либо предусмотреть выплату компенсации за его использование в служебных целях.
Ситуация: как при расчете налога на прибыль учесть расходы на ремонт мобильного телефона. Организация выплачивает компенсацию сотруднику за пользование его имуществом
Расходы на ремонт включите в прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Такое разъяснение дал Минфин России в письме от 8 декабря 2006 г. № 03-03-04/4/186. Хотя речь в нем идет об использовании принтера, аналогичный подход можно применить и по отношению к мобильному телефону сотрудника.
Чтобы учесть затраты на ремонт, по мнению финансового ведомства, должны одновременно выполняться такие условия:
– в трудовом договоре или соглашении должна быть установлена обязанность организации возмещать такие расходы;
– имущество должно использоваться исключительно в служебных целях;
– расходы должны быть документально подтверждены.Подробнее об этом см. Как выплатить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за использование личного имущества сотрудника (телефона, факса, компьютера и т. д., кроме автомобиля).
Ситуация: как при расчете налога на прибыль учесть расходы на ремонт мобильного телефона. Организация арендует аппарат у сотрудника
Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит. Разъяснения контролирующих ведомств, приведенные в письмах Минфина России от 16 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/240 и УФНС России по г. Москве от 18 августа 2006 г. № 20-12/73461, также неоднозначны. Подробнее об этом см. Как учесть при расчете налога на прибыль расходы на ремонт основного средства, арендованного у сотрудника (гражданина).
Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть затраты сотрудника на покупку дополнительных аксессуаров к мобильному телефону. Аппарат принадлежит сотруднику
Если владельцем телефона и сим-карты является сотрудник, дополнительные аксессуары включить в затраты при расчете налога на прибыль не удастся. Ведь в этом случае расходы будут необоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Чтобы учесть при расчете налога на прибыль затраты на дополнительные аксессуары к мобильному телефону, который принадлежит сотруднику, можно поступить так. Заключите с сотрудником договор аренды или пропишите в трудовом договоре, что за пользование личным имуществом персонала выплачивается компенсация. Тогда расходы по эксплуатации личного телефона можно будет включить в базу налога на прибыль организации (подп. 3 п. 1 ст. 254, подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Приказ о возмещении расходов за мобильную связь
Коллеги, нужен ваш совет: компенсируем нескольким сотрудникам мобильную связь в пределах лимитов, установленных приказом руководителя. У организации договора с оператором нет. Телефоны личные, договоры с операторами связи заключены сотрудниками. Компенсация выплачивается по авансовым отчетами. В качестве документов, подтверждающих оплату, сотрудники прилагают квитанции платежных терминалов, иногда при он-лайн оплате — только распечатки, подтверждающие транзакцию. Этого может быть достаточно для отнесения этих сумм на расходы? И еще вопрос — если в квитанции указано «в том числе НДС» без выделения суммы, этот НДС относить на 91 счет? Спасибо!
Здравствуйте. При расчете налога на прибыль компенсацию расходов на оплату служебных переговоров с личного телефона включите в состав прочих расходов (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Затраты должны быть не только экономически оправданы, но и документально подтверждены ( в вашем случае это квитанции ). А вот на счет НДС, считаю что вы компенсируете затраты сотрудника, это не ваша оплата а его, а следовательно вы вообще на НДС не смотрите.
Д 20,26,44 К 73 начислена компенсация
Д 73 К 51 оплачена.
т.е. запрашивать счета операторов не нужно? а если они все эти суммы не выговаривают, не возникает ли ндфл + страховые взносы?
я провожу через 71, это ошибка?
что касается ндс — при отчете за представительские расходы, если в чеке указано, что ндс включен, я отношу его на 91сч и не включаю в расходы. Думала, здесь по аналогии. Спасибо
Затраты должны быть не только экономически оправданы, но и документально подтверждены ( в вашем случае это квитанции ).
квитанции- затраты. sorry:
Они компенсируют затраты на связь. Я считаю что должны быть договоры с оператором, подтверждение оплат и отчет по звонкам по назначению. А квитанции это подтверждения оплат.
Как учесть компенсацию стоимости служебных переговоров с личного телефона сотрудника при расчете налога на прибыль
Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса
При расчете налога на прибыль компенсацию расходов на оплату служебных переговоров с личного телефона включите в состав прочих расходов (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Если организация применяет метод начисления, то налоговую базу можно уменьшить по мере поступления от сотрудников заявлений и документов, подтверждающих стоимость служебных переговоров (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). Если организация применяет кассовый метод, расходы спишите только после фактической выплаты компенсации (п. 3 ст. 273 НК РФ).
Пример отражения в бухучете и при налогообложении компенсации расходов на оплату служебных переговоров с личного телефона. Организация применяет общую систему налогообложенияМенеджер ООО «Торговая фирма «Гермес»» А.С. Кондратьев использует в служебных целях свой личный мобильный телефон. В письменном соглашении с ним определен порядок выплаты компенсации его расходов на оплату служебных переговоров.
В этом же месяце компенсация была выплачена Кондратьеву. В учете бухгалтер организации сделал следующие записи:
Дебет 44 Кредит 73
– 560 руб. – начислена Кондратьеву компенсация расходов на оплату служебных переговоров с личного мобильного телефона;Дебет 73 Кредит 50
– 560 руб. – выплачена компенсация.Материал из БСС «Система Главбух»
Документы, подтверждающие расходы на телефонную связь
Вариант первый, когда договор с оператором связи заключает налогоплательщик (письма Минфина России от 23.06.11 № 03-03-06/1/378 и ФНС России от 15.07.11 № ЕД-4-3/[email protected]):1. Утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой или междугородней связи.
2. Договор с оператором на оказание услуг связи.
3. Счета оператора связи.
Вариант второй, когда договор с оператором связи заключает физлицо (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 25.10.12 № А32-16052/2011):
1. Приказ генерального директора об установлении размеров компенсации расходов по сотовой связи.
2. Утвержденный перечень лиц, которым возмещаются расходы, с закреплением за ними номеров сотовых телефонов.
3. Условие в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему о выплате компенсации расходов по сотовой связи.
Материал из БСС «Система Главбух»
Подробнее: http://www.1gl.ru/#/document/126/347036/?of=copy-33571db7aeвывод такой: к квитанциям, подтверждающим оплату, нужно запросить счета от операторов. если счета превышают установленный лимит, на расходы отношу сумму в размере лимита. если счет меньше лимита, то на расходы отношу сумму счета с ндс.
нужны ли тогда авансовые отчеты, если нужно использовать счет 73?
совсем запуталась: сумму компенсации я же должна чем-то подтвердить, кроме приказа руководителя? правильно я понимаю, что на основании счетов от оператора и квитанции об оплате сотрудники пишут заявление на компенсацию.
Если организация применяет метод начисления, то налоговую базу можно уменьшить по мере поступления от сотрудников заявлений и документов, подтверждающих стоимость служебных переговоров (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Компания оплачивает разговоры сотрудников с личных номеров
Безопасный минимум: Приказ руководителя о выплате сотрудникам ежемесячных компенсаций за использование личного телефона на работе.
Лишние документы: Ежемесячные акты и детализированные отчеты от оператора связи.
Если сотрудники используют для деловых разговоров собственные сим-карты, то лучше всего оформить выдачу компенсации за использование личного имущества на службе. Тогда ежемесячно сотрудник будет получать одну и ту же сумму.
А можно ли не оформлять компенсацию и просто каждый месяц возмещать работникам стоимость служебных разговоров? Сделать это сложно. Ведь достоверно узнать стоимость звонков по работе можно только по детализированным ежемесячным отчетам оператора связи. При этом вам придется каждый раз определять, какие звонки с сим-карты являются личными, а какие служебными.
Проще выдать компенсацию за использование личного мобильника на службе. Сумма компенсации покроет расходы сотрудника на оплату звонков, а также износ его телефонного аппарата. Установить такую выплату прямо позволяет статья 188 ТК РФ.
Приказ руководителя. Размер компенсации достаточно прописать в приказе руководителя. Можно оформить общий приказ на всех работников, которым приходится звонить клиентам со своего телефона. Помимо приказа стоит предусмотреть и в должностных инструкциях работников, использующих личные телефоны на службе, что им приходится звонить клиентам.
Отчеты или акты от оператора связи. Чтобы признать расходы в сумме выданных компенсаций работникам, вам достаточно одного приказа. Какие-либо документы от оператора связи здесь не понадобятся. С этим соглашаются и чиновники (http://e.glavbukh.ru/article.aspx? >
(Из статьи «Первичка, действительно нужная бухгалтеру, и бумаги, без которых вполне можно обойтись (http://e.glavbukh.ru/article.aspx? № 21, 2012)как же актуальна эта тема и для меня!
Вроде все встало на свои места.. но все-равно остались вопросы.
Этак, в организации решили компенсировать сотрудникам расходы за использование личного имущества+ транспортные расходы. Генералльный директор издал приказ, в котором установил должности и лимит компенсациипо расходам. В должностных инстукциях указано, что необходима постоянная связь с клиентами+ встречи с ними.
Вопросы:
1) компенсацию выплачивать в начале или конце месяца?
2) необходимы ли документы от сотрудников? например, заявление на выплату компенсации и чеки
3) ндфл, страховые взносы я не начисляю?
4) могу ли я принять компенсацию по прибыли?Подождем, что ответят коллеги.
А так.. я поняла — достаточно приказ руководителя об установлении суммы лимита компенсации за использование личного имущества (по факту компенсируем мобильную связь, но «обзываем» именно «личного» имущества).. Хотя. тут тоже интересный вопрос. а нужно ли подтвержать какими-то документами наличие личного имущества. может у сотрудника ничего нет, а я компенсирую.
и еще вопрос осталялся — нужны ли ежемесячные завления от работников. или просто на основании приказа ге.дира компенсировать.ОЧЕНЬ ЖДЕМ ОТВЕТ ЗНАЮЩИХ.
Вот еще какие мысли, коллеги, поправьте меня, если я не права.
Итак, в организации есть приказ на лимит по возмещению расходов по сотовой связи, в должностных инструкциях все прописано.
Чтобы компенсировать сотруднику расходы, мне нужны будут дополнительно документы:
1) заявление
2) приложение чеков об оплате моб.связи.суммы в чеках на расходы у всех могут быть разые, у кого-то больше, у кого-то меньше. но я компенсирую сумму , указанную в чеке, но не более лимита. Верно?
При этом, мне нужна детализация.
В случае, если в организации приказ о компенсации за использование личного имущества (телефоные аппараты), нужны ли от сутрудников какие-нибудь чеки? По умолчанию всем компенсировать сумму, указанную в приказе. Будет ли так правильно, если сотрудник никакими документами не подтвердил произведенные расходы.
Личный телефон в служебных целях
Когда работники пользуются в служебных целях личными телефонами, то, как правило, они сами оплачивают счета операторов связи (поскольку договор с оператором сотовой связи заключен не с организацией, а именно с работником). В Письме УФНС России по г. Москве от 20.09.2006 N 20-12/83834.2 отмечено, что размер денежной компенсации расходов по оплате услуг сотовой связи должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием имущества для целей трудовой деятельности. При подтверждении производственного характера разговоров выплаченную компенсацию оплаты услуг связи можно учесть в целях налогообложения прибыли. Для этого в организации должны храниться следующие документы (или их заверенные копии), выписанные на данное физическое лицо:
договор работника с сотовой компанией об оказании услуг связи;
документы, подтверждающие расходы, понесенные работником при использовании имущества в служебных целях (детализированный отчет оператора сотовой связи, выписанный на имя работника, с расшифровкой исходящих звонков и стоимостью каждого разговора).
По мнению контролирующих органов (Письма Минфина России от 27.07.2006 N 03-03-04/3/15, УФНС России по г. Москве от 20.09.2006 N 20-12/83834.1), форма такого отчета должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру, в том числе номера телефонов всех абонентов, даты и время переговоров, тарификацию услуги.
В Письме также говорится, что к косвенным доказательствам производственного характера расходов можно отнести письменное распоряжение (служебное задание) сделать звонки, а также отчет сотрудника-исполнителя о его результатах в письменной форме. Причем оба документа составляются в произвольной форме, но с указанием всех реквизитов, предусмотренных для первичных документов п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
А в Постановлении ФАС ПО от 09.11.2006 N А65-29284/2005-СА2-8 указано, что детализированный счет оператора связи не подтверждает экономическую обоснованность расходов, поскольку не раскрывает их содержания. Поэтому представление детализированного счета для подтверждения расходов необязательно.
В соответствии со ст. 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Денежная компенсация за использование сотового телефона, принадлежащего работнику, не облагается налогом на доходы физических лиц в пределах установленных организацией размеров (это подтверждается Письмом Минфина России от 02.03.2006 N 03-05-01-04/43).
В бухгалтерском учете компенсация, выплачиваемая работнику за служебные звонки с личного сотового телефона, признается расходом по обычным видам деятельности (п. п. 5 и 7 ПБУ 10/99).
Для обобщения информации о расчетах организации по компенсационным выплатам за использование имущества работников в служебных интересах целесообразно открыть одноименный субсчет к счету 73. Начисление компенсации отражается так:
Дебет 20, 25, 26, 44 Кредит 73, субсчет «Расчеты по компенсациям за использование имущества работников».Вопрос: Работники используют в производственных целях личные телефоны. Договоры с сотовыми операторами (с безлимитными тарифами) заключены работниками от собственного имени. Организация компенсирует этим работникам затраты на сотовую связь. Вправе ли организация не удерживать НДФЛ со всей выплаты независимо от того, что незначительную часть звонков работник делает в личных целях?
Ответ: Если работники используют в производственных целях личные телефоны и договоры с сотовыми операторами (с безлимитными тарифами) заключены работниками от собственного имени, а организация компенсирует этим работникам затраты на сотовую связь, то, по нашему мнению, не подлежит налогообложению НДФЛ указанная компенсационная выплата, независимо от того, что незначительную часть звонков работник делает в личных целях.
Обоснование: Не подлежат налогообложению компенсационные выплаты, связанные с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).
Согласно ст. 164 Трудового кодекса РФ компенсации — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей. При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику возмещаются расходы, связанные с его использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).
Таким образом, не облагаются НДФЛ выплаты, возмещающие работнику понесенные им расходы на сотовую связь для переговоров в служебных целях в сумме, определенной соглашением между работодателем и работником.
С этим согласны и контролирующие органы (Письма Минфина России от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387 (направлено Письмом ФНС России от 27.01.2010 N МН-17-3/[email protected]), от 17.06.2009 N 03-04-06-01/138, УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115, от 18.09.2007 N 18-11/3/[email protected]). При этом они указывают, что затраты работника на телефонные разговоры должны быть документально подтверждены, в частности, счетами операторов связи, их детализацией (Письма Минфина России от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387 (направлено Письмом ФНС России от 27.01.2010 N МН-17-3/[email protected]), УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115, от 18.09.2007 N 18-11/3/[email protected]).
Однако на подобный довод налогового органа, доначислившего НДФЛ с выплат работникам за использование личных телефонов в интересах организации, ФАС Центрального округа указал, что он не основан на нормах трудового и налогового законодательства. Работодатель вправе самостоятельно разработать порядок компенсации работникам таких расходов, установив отвечающие принципам экономической обоснованности и разумности условия выплаты компенсации, ее размеры и перечень подтверждающих документов при их необходимости (Постановление от 24.06.2011 N А35-8471/2009). Такими документами могут быть приказы организации об использовании работниками личных телефонов, в которых определен размер возмещаемых им расходов, авансовые отчеты, служебные записки, кассовые чеки, подтверждающие плату за услуги мобильной связи (Постановления ФАС Московского округа от 28.01.2010 N КА-А40/15468-09, ФАС Северо-Западного округа от 21.10.2008 N А56-40623/2007). А ФАС Северо-Кавказского округа посчитал достаточным подтверждением представление приказов, в которых определена ежемесячная сумма платы за услуги мобильной связи с указанием фамилии работника, его должности и размера оплаты и должностных инструкций работников, в которых предусмотрена их обязанность использовать мобильную телефонную связь для выполнения своих должностных обязанностей (Постановление от 18.06.2009 N А53-14011/2008-С5-14).
Кроме того, при использовании работником безлимитного тарифа, даже при наличии детализации счета оператора связи, достоверно рассчитать стоимость служебных переговоров, а не личных не представляется возможным. В соглашении между работником и работодателем либо в приказе организации целесообразно указать, что за использование работником личного телефона ему выплачивается сумма, соответствующая стоимости услуг связи на служебные переговоры.Здравствуйте!У директора возникла задумка выделять главному бухгалтеру и коммерческому директору деньги на сотовый телефон.Подскажите как это правильно оформить документально,какие при этом делать операции и проводки?Не будет ли это являться частью дохода и облагаться ндфл?У нас в организации многие телефонные звонки делаются с сотового телефона и будут ли эти квитанции об оплате сотовой связи расходами организации?
Возмещение затрат на мобильную связь
В работе предприятий широко используются мобильные телефоны сотрудников в служебных целях. Звонки оплачиваются при этом из их личных средств, но есть возможность компенсировать работнику стоимость услуг мобильного оператора.
Закон о компенсации мобильной связи сотруднику
Право возмещения личных затрат, понесенных гражданином при исполнении рабочих обязанностей, определяется содержанием статьи 188 Трудового кодекса : это использование собственности и имущества работника и амортизация имущества.
Вопросы возврата личных затрат гражданина на средства связи во время исполнения служебных обязанностей включают:
ВАЖНО! Возврату подлежит стоимость только тех переговоров, которые использовались при выполнении трудовых обязанностей: в рабочее время, в течение командировочной поездки и т.д.
Как определить размер компенсации
Существуют два способа определения размера компенсации:
ВАЖНО! Устанавливая правила возврата расходов на сотовую связь, работодатель может назначить лимит для этих затрат, который будет ограничивать максимальную сумму начисления.
Возможен и вариант с фиксированной суммой возмещения независимо от количества потраченных денежных средств.
Документы для подтверждения расходов на мобильную связь
Основной документ, отражающий сумму трат работника — детализация счетов. Она заказывается у оператора и подтверждает реальное количество потраченных средств.
Кроме того, детализация показывает время совершения звонков, т.е. работодатель может определить дату, время и длительность телефонного разговора, стоимость которого подлежит возмещению, исключая тем самым траты на личные переговоры.
При использовании безлимитных тарифов подтвердить расходы проще. В таком случае основанием для начисления выплаты будет чек, квитанция или выписка со счета, подтверждающая факт оплаты тарифа.
Порядок оплаты
Порядок возмещения расходов стандартен:
Сотрудник получает положенную сумму в ближайший день зарплаты или аванса .
Образец приказа о возмещении расходов на сотовую связь
Приказ составляется в свободной форме или на внутреннем бланке организации с указанием таких сведений:
Облагается ли компенсация налогом и страховыми взносами
Из этих средств не высчитывается подоходный налог, не переводятся взносы на ОМС, в Пенсионный фонд и в ФСС. Исключения составляют ситуации, когда в общее начисление включаются траты, понесенные работником в нерабочее время в личных целях. В таком случае выплата приравнивается к доходу физического лица и подлежит обложению НДФЛ.
Другие условия действуют при заключении на предприятии соглашения об аренде личных мобильных телефонов. Тогда часть компенсационной выплаты, равная размеру платы за временное использование устройства в качестве рабочего телефона, будет облагаться подоходным налогом. То есть если с работником заключен договор об аренде с ежемесячным платежом в 1000 р., а всего начислено 3000 р., то НДФЛ будет удержан только с суммы в 1000 р.
Учитываем и возмещаем расходы на сотовую связь
Сотовая связь – явление, мягко говоря, не новое, и, казалось бы, «правила игры» тут вполне себе «устоялись». Тем удивительнее, что в последнее время в некоторых регионах налоговики стали предъявлять компаниям претензии, связанные с учетом этого вида расходов. Хотелось бы думать, что этого всего лишь «перегибы на местах», а не новое веяние. Но в любом случае стоит подстраховаться.
В соответствии с пунктом 5 ПБУ 10/99 данные расходы как связанные с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров представляют собой расходы по обычным видам деятельности.
Отражение расходов на услуги сотовой связи производится на счетах учета затрат. Выбор конкретного счета учета затрат будет зависеть от специфики деятельности организации и принятой на предприятии методологии учета.
Налоговый учет расходов на сотовую связь
В налоговом учете расходы на услуги связи являются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Для организации, применяющей УСН, данные расходы также могут быть включены в состав расходов в целях применения упрощенной системы налогообложения (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Аналогичное мнение содержится в целом ряде писем контролеров (письма Минфина России от 16.01.2015 № 03-11-11/807, от 11.03.2012 № 03-11-11/74 и др.).
Казалось бы, все просто и все понятно, но именно теперь и начинаются самые основные нюансы, которые определяют правильность отнесения данных расходов в налоговом и бухгалтерском учете.
Расходы должны быть экономически обоснованы. Ведь можно потратить круглую сумму на телефонные переговоры и при этом умудриться не потратить и минуты действительно на служебные обсуждения.
К примеру, в постановлениях ФАС Московского округа от 06.08.2009 № КА-А40/7416-09 конкретизируется, что налоговое законодательство РФ не содержит специального перечня документов, подтверждающих производственный характер расходов налогоплательщика на оплату услуг сотовой связи.
Это действительно так, однако налоговики называют несколько факторов, которые необходимо соблюсти, чтобы включать рассматриваемые расходы в расчет налога на прибыль. Причем все разъяснения достаточно давние и не менялись в течение всего прошедшего периода.
Во-первых, необходим приказ, утверждающий перечень должностных лиц, которые в силу исполняемых ими обязанностей имеют право на пользование услугами сотовой связи. При этом должна присутствовать связь между обеспечением работника сотовой связью и необходимостью такого шага, обусловленной соответствующим функционалом и отраженной в должностных инструкциях.
Сразу поясним, что данное требование, как обоснованно указал ФАС Московского округа в постановлении от 11.05.2011 № КА-А40/3913-11 по делу № А40-6554/10-90-93, формально не основано на законе, который не требует наличия подобных норм в трудовых договорах или должностных инструкциях. Однако, на наш взгляд, игнорировать данное пожелание контролеров все же не стоит.
Во-вторых, нужны договор с оператором сотовой связи и детализированные счета оператора связи. По детализизации разговоров по номерам, принадлежащим контрагентам, можно обосновать производственный характер бесед.
Об этом говорят письма Минфина России от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378, от 16.01.2015 № 03-11-11/807.
В письме Минфина России от 07.12.2005 № 03-03-04/1/418 разъясняется, что форма детализированного счета должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру.
Однако ФАС Поволжского округа в Постановлении от 09.11.2006 по делу № А65-29284/2005-СА2-8 заключил, что детализация не так уж и важна, так как в данном документе нет и не может быть информации о содержании переговоров. Иметь детализацию разговоров действительно очень желательно, но вовсе не обязательно.
Также не лишает предприятие права на использование сотовой связи наличие убытка (постановление ФАС Московского округа от 04.12.2007 № КА-А40/12410-07).
О том, что не нужно отчитываться перед налоговыми органами о содержании переговоров, сказано еще в таком «древнем» документе, как письмо МНС России от 22.05.2000 № ВГ-9-02/174. Документы, подтверждающие экономический результат телефонных переговоров, тоже не нужны (постановление ФАС Поволжского округа от 29.05.2007 по делу № А72-694/07-16/15).
А оператор сотовой связи необязательно должен дислоцироваться в вашем регионе (постановлении ФАС Московского округа от 04.12.2007 № КА-А40/12410-07). Ни наличие стационарных телефонов, ни большое соотношение числа пользователей сотовой сети с численностью работников, ни звонки вне рабочего времени, ни тот факт, что не каждый звонок сопровождается оформлением заключения договора или возникновением иной связи между абонентами не могут свидетельствовать об отсутствии производственной направленности расходов на сотовую связь (постановление ФАС Московского округа от 19.01.2009 № КА-А40/12732-08).
Нередко экономически выгоднее использовать безлимитные тарифы, которые представляют операторы сотовой связи. В этом случае налоговики не находят никаких противопоказаний для принятия таких расходов при условии, что они будут связаны с производством (письмо Минфина России от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378).
Обратим внимание, что по мере того, как сотовая связь становилась более доступной и массовой, более лояльными становились и контролеры. Однако сейчас времена такие, что проверяющие в целях пополнения бюджета хватаются за любую «штрафную» возможность. Так что лучше все же не расслабляться и выполнять минимальные требования, описанные в данной статье, которые помогут избежать трудозатратного процесса разбирательства конфликта.
Лимит расходов на использование сотовой связи
В целях финансовой дисциплины и экономии средств некоторые предприятия устанавливают лимит, который могут «проговорить» работники и который компенсируются предприятием.
Сразу скажем, что установление лимитов, как иногда требуют проверяющие, – это право налогоплательщика, а не обязанность.
Таким образом, ежемесячно оператору сотовой связи на лицевой счет организации будет зачисляться необходимая сумма аванса с соответствующим распределением средств в разрезе конкретных телефонных номеров в пределах установленных в организации лимитов.
По достижении установленных лимитов происходит приостановление представления услуг связи. Неиспользованные средства (непроговоренные) «сгорают» в аналитике к данному телефону. Сам аванс предприятия не пропадает. Неиспользованные средства предприятия переносятся на следующий месяц.
Установление определенных лимитов сотрудникам на расходы на сотовую связь имеет свои положительные и отрицательные моменты.
Важным положительным моментом является дисциплинирование работников, мотивация на меры экономии, разумную умеренность в разговорах. И пока работник укладывается в установленные лимиты, мы видим только положительные факторы. Однако выход подобных расходов за пределы лимитов сразу приводит к возникновению у предприятия определенных учетных и налоговых затруднений.
Дело в том, что не всегда при превышении лимита связь блокируется. Нередко суммы превышения оцениваются уже по итогам прошедшего времени как разность между фактически выставленными суммами расходов по конкретному телефону и величиной утвержденного лимита. В результате может возникнуть ситуация, когда по конкретным работникам могут возникать суммы перерасходования на сотовую связь.
По определению ведь именно для этих целей и вводятся лимиты, они считаются непроизводственными и подлежащими компенсации данным работником.
Если работник компенсирует сверхлимитные расходы, то НДФЛ и страховых взносов не возникает, так как нет личного дохода. А вот если взыскать эти суммы не удалось или предприятие решило таким образом поощрить работника, то, получается, необходимо удержать еще НДФЛ с работника (сообщить в срок не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, в котором возникли соответствующие обстоятельства, в налоговый орган о невозможности удержания) и начислить страховые взносы (письмо Минфина России от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178).
Далее сумма превышения лимита расходов на использование сотовой связи, удержанная из заработной платы работников, а также внесенная работниками в кассу организации, учитывается в составе доходов предприятия (письма Минфина России от 26.11.2015 № 03-11-06/2/68878, от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15).
Начислять НДС на эти суммы будет не нужно, однако придется восстановить налог, который был отнесен на вычет при расчетах с бюджетом. НДС к вычету не принимается и списывается за счет собственных средств организации.
Но во всех ли случаях необходим такой порядок действий в отношении налога на прибыль и НДС? Нет, необязательно. Если работник вышел за пределы лимита, то это все же вовсе не безусловный фактор того, что расходы – непроизводственные.
Вполне возможно, что есть объективная причина перерасхода средств на телефонные переговоры в текущем месяце. В этом случае на основании объяснительной работника (служебной записки) лимит может быть увеличен (разово или на постоянной основе). В таком случае эти суммы будут производственными и терять расходы и НДС будет не нужно.
Приемы «на удержание»
Если с налогом на прибыль и НДС достаточно понятно, то с удержанием этих сумм с работника ситуация довольно непростая. Основания для удержания сумм из зарплаты перечислены в статье 137 Трудового кодекса РФ. И начнем с того, что трудовое законодательство не предусматривает удержания из заработной платы по такому основанию, как компенсация расходов на сотовую связь.
Некоторые эксперты предлагают классифицировать сверхлимитные расходы предприятия на связь в качестве прямого действительного ущерба (ст. 238 ТК РФ). Вот только с этим может возникнуть проблема. Ведь нельзя просто заявить, что предприятие понесло ущерб, его нужно доказать и провести ряд процедурных мероприятий (оценка ущерба, письменная фиксация ущерба, наличие объяснительной работника и решения руководителя). Но даже в этом случае велика вероятность, что работник откажется добровольно возместить эти суммы и придется идти в суд, который предприятие, скорее всего, проиграет.
Поясним наше мнение подробнее. Повторимся, что ущерб необходимо доказать. И в этом случае наличие на предприятии приказа о неких лимитах не будет играть совершенно никакой роли. Администрация должна будет доказать не превышение лимита, а то, что конкретные телефонные переговоры были осуществлены не по производственной необходимости. И хорошо, если подобные номера и суммы выделяются и их легко установить.
Но чаще всего детализация содержит большое число телефонных номеров, с которыми были соединения. И с ходу определить, производственные это или непроизводственные контакты, очень нелегко. А в объяснительной работника будет указано, например, что он производил обзвон потенциальных клиентов согласно данным различных интернет-ресурсов. И доказать, что такой-то телефон принадлежит приятелю работника, а не представителю какого-либо клиента, будет очень тяжело.
Таким образом, довести дело до успешного завершения строго в официальных рамках будет очень непросто.
Тут на помощь работодателю могут прийти административные ресурсы, в том числе возможность (если имеется) корректировки премиальной части работника. Это, пожалуй, самый удобный вариант разрешения сложной ситуации.
Но, на наш взгляд, оптимальным будет являться следующий метод компенсации «сотовых» расходов. Так предприятие лишается входного НДС, однако избегает множества проблем, возникающих со сверхлимитными выплатами.
Расходы на сотовую связь при использовании работниками личного сотового телефона
Чтобы обеспечить работника служебной сотовой связью, некоторые организации идут на дополнительные расходы и приобретают служебные сотовые телефоны. Это не всегда удобно как самому предприятию – возникают лишние расходы, – так и работникам, так как если телефон не поддерживает две сим-карты, то возникает необходимость носить два телефонных аппарата – с личной и со служебной «симкой». Гораздо удобнее комбинированный вариант, когда у работника телефонный аппарат личный, удобный и привычный, а предприятие лишь компенсирует расходы на служебные переговоры.
Чаще всего при таком подходе устанавливают некий лимит компенсации расходов работника.
При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других принадлежащих ему технических средств и материалов, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием (ст. 188 ТК РФ).
Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Данные компенсации и уменьшают налогооблагаемую базу предприятия, и не облагаются ни НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ), ни страховыми взносами (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Что касается судебной практики, то в целом она вполне благосклонна к налогоплательщикам (постановления Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 24.08.2015 № Ф04-21805/2015 по делу № А27-24559/2014, ФАС Северо-Кавказского округа от 14.07.2014 по делу № А63-9568/2013, ФАС Поволжского округа от 16.04.2012 по делу № А55-14888/2011 и др.).
Однако и самим «плошать» не следует. Так, в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 19.02.2014 по делу № А45-25321/2012 судьи признали правоту налогового органа, но только из-за слабой подготовки налогоплательщика.
Компания не представила документы, подтверждающие служебный характер переговоров работника по мобильному телефону, доказательства расходования полученных работником денежных средств на услуги сотовой связи (то есть отсутствовали платежные документы в адрес оператора сотовой связи), а также какого-либо соглашения между обществом и работником о размере возмещения.
Аналогичным образом ФАС Поволжского округа в Постановлении от 26.06.2012 по делу № А57-6506/2011 не нашел позицию налогоплательщика убедительной из-за того, что из приказа о выдаче корпоративных сим-карт не было понятно, кому именно были переданы сим-карты и для выполнения каких производственных целей. Определением ВАС РФ от 21.01.2013 № ВАС-14647/12 отказано в передаче дела № А57-6506/2011 в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора данного постановления.
Возмещения НДС у организации возникать не будет, так как никаких договорных отношений с различными операторами связи, которые обслуживают работников, у организации не имеется. Соответственно, она не будет получать никаких документов в свой адрес от «связистов».
Только нужно учесть, что не облагается именно компенсация расходов работника по служебной сотовой связи. Попытка документально оформить безвозмездную аренду телефонных аппаратов у работника – не лучший вариант. Так как, согласно письму УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061156, у организации при получении от своих сотрудников в безвозмездное пользование имущества (сотовых телефонов) формируется внереализационный доход, который определяется исходя из рыночных цен.
Дмитрий Кислов, к.э.н., эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению
Обратите внимание! Приказ о возмещение расходов должен оформляться только после того, как сотрудник приехал из командировки.
Сколько лет хранится документ в архиве
В архиве любой организации приказы хранятся:
В первом случае хранятся те приказы, в которых сотрудники были отправлены директором в международные командировки и командировки по РФ, срок которых составляет не более 10 дней. А что касается второго случая, то столько времени хранятся такие приказы о возмещении расходов, в которых было указано, что сотрудник отправляется:
Требования, которые необходимо соблюдать при заполнении документа
Во время составления приказа специалист должен соблюдать следующие требования:
Ошибки, которые допускаются во время заполнения документа
Чаще всего, заполняя приказ, специалист может допустить такие ошибки:
Как исправить допущенные ошибки
Если в документе была обнаружена ошибка, то необходимо выполнить следующее:
Амортизация на сотовый будет начисляться только тогда, когда стоимость телефона составляет более 40 000 рублей. Если же стоимость его меньше, затраты на покупку средства связи списываются на материальные затраты.
Работодатель также должен возмещать расходы сотрудника непосредственно на услуги связи. В статьях 41 и 45 ТК РФ указано, что порядок таких выплат должен быть прописан в коллективном соглашении, а также в нормативно-правовых актах. Размер выплат устанавливается в двустороннем порядке. Объем выплат нужно указать в трудовом договоре. Если трудовой договор уже составлен, пункт об объеме возмещения можно прописать во вспомогательном соглашении.
К СВЕДЕНИЮ! Траты на сотовую связь, фиксируемые в учете, должны быть экономически обоснованными. В обратном случае фирма будет привлечена к административной ответственности. Что обозначает экономическая обоснованность? Это значит, что использование сотовой связи в работе делает труд более эффективным, увеличивает показатели.
Бумаги для подтверждения трат на переговоры по телефону
Расходы на сотовую связь будут компенсироваться только в том случае, если они будут подтверждены документально. Для подтверждения используются эти документы:
Рассматриваемый перечень документов установлен письмом Минфина от 27.07.2006 года № 03-03-04/3/15.
Основные особенности возмещения затрат
Компенсация затрат на услуги сотовой связи предполагает выполнение ряда действий. Рассмотрим некоторые из них.
Аренда телефона у работника
Если деятельность сотрудника напрямую связана с использованием сотового телефона, то аппарат превращается из личного имущества в инструмент, используемый фирмой. Поэтому разумно и правомерно арендовать телефон у работника. Сделать это можно двумя способами:
Не обязательно заключать договор. Все нужные пункты можно прописать в трудовом соглашении.
Детализация счета
Детализация счета необходима для того, чтобы установить фактическое время телефонных переговоров. Следовательно, на основании фактического времени можно определить размер выплат.
Нужно сказать, что необходимость детализации счета не указана в законодательных актах. На этот счет существуют различные мнения. Минфин и налоговые структуры, как правило, считают наличие детализации необходимым. Ряд арбитражных судов, напротив, утверждают, что наличие этого документа вовсе не обязательно.
Лимиты трат на мобильную связь
Для сокращения расходов компании обычно устанавливаются лимиты на сотовую связь. Существуют следующие варианты:
Наличие лимитов позволяет дисциплинировать сотрудников. Звонки сверх лимита признаются экономически необоснованными, а потому не учитываются для целей налогообложения.
Как работают лимиты? Рассмотрим на примере. Лимит на телефонную связь в компании составляет 3 000 рублей в месяц. Сотрудник «наговорил» на сумму 3 500 рублей. В этом случае будет возмещена только сумма 3 000 рублей. 500 рублей придется уплатить самому работнику.
К СВЕДЕНИЮ! Важно устанавливать лимиты, соответствующие фактическим затратам. Если лимит будет слишком малым, это ухудшит экономическую эффективность. Если установленный лимит будет постоянно нарушаться, имеет смысл его увеличить.
Будет ли облагаться компенсация НДФЛ и страховыми взносами?
Возмещение трат на услуги связи не предполагает начисление НДФЛ, страховых взносов. Однако это касается случаев, когда рабочий телефон использовался только в трудовой деятельности. Если же сотрудник совершал звонки личного характера, сопутствующие расходы будут облагаться НДФЛ.
НДФЛ начисляется и в тех случаях, когда был оформлен договор аренды мобильного. К примеру, за аренду сотового телефона работодатель платит 500 рублей. Сотруднику за пользование услугами связи выплачивается фиксированная сумма размером 1 500 рублей. В данном случае облагаться НДФЛ и страховыми взносами будет сумма в 500 рублей. НДФЛ составит 65 рублей (исходя из ставки 13%).
ВАЖНО! В налоговом учете возмещение расходов будет указано как оплата услуг связи. Это актуально для любого налогового режима.
Бухгалтерский учет компенсационных расходов
Расходы на мобильную связь будут включены в учет только при наличии условия: направленность на извлечение прибыли. Если расходы не являются экономически обоснованными, налоговые структуры уберут их из себестоимости. Бухгалтерский учет предполагает использование следующих проводок:
ВАЖНО! Учет в составе себестоимости может вестись только в том случае, если имеется первичный документ: счет-фактура от оператора с указанием конкретной фирмы.
Варианты оплаты услуг связи и особенности бухучета
Существуют следующие варианты оплаты:
Как правило, компании практикуют способ компенсации. Оплата экспресс-картами неактуальна, из-за того что этот вариант рискован.
Приказ о возмещении расходов сотруднику
Приказ о возмещении расходов сотруднику — это официальное распоряжение директора. На основании документа работнику возмещаются все финансовые средства, которые были потрачены им из собственного кармана на нужды компании в период нахождения в командировке или в других обстоятельствах.
Что должно быть отображено
В шапке документа должно содержаться следующее:
В самом тексте должна быть указана следующая информация:
Гарантии для кадров организации
В статье 167 ТК РФ прописаны немаловажные моменты, на которые стоит обратить внимание, когда составляется приказ. Если компания решила отправить своего работника в командировку, то за ним в обязательном порядке сохраняются должность и среднемесячная оплата труда, кроме того, организация должна компенсировать все затраты.
Из вышесказанного следует, что для кадров организации (которые были отправлены в служебную командировку) установлены следующие гарантии:
Какие расходы должна компенсировать организация
Опираясь на статью 168 ТК РФ, организация, решившая отправить кого-либо из своего рабочего персонала в командировку, должна в обязательном порядке компенсировать:
