Приказ о командировке. Приказ на командировку рб

Приказ о командировке

Общие сведения

Порядок, регламентирующий деловые поездки, изложен в Положении, утвержденном Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Приказ, или унифицированная форма Т-9, является основным документом учета направления работников в командировки. Скачать бланк приказа о направлении в командировку (образец 2020 года) можно по ссылке ниже.

Бланк унифицированной формы Т-9

Основание для издания приказа о направлении работника в командировку

Приказ о командировке сотрудника (форма Т-9) заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а) или на основании иного документа (служебная или докладная записка), в котором изложены место (организация и ее местонахождение), сроки командирования (начало и окончание), определены цели и задачи, которые надо решить в процессе командировки.

Необходимо отметить, что Положение, утвержденное Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (в редакции от 29.12.2014), не содержит требований об обязательности оформления служебного задания.

Бланк служебного задания (форма Т-10а)

Алгоритм заполнения формы Т-9

Заполняем шапку документа, где указываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.

В полях «Номер документа» и «Дата составления» проставляем порядковый номер и текущую дату.

Далее указываем в родительном падеже фамилию, имя и отчество командируемого работника и его табельный номер.

Ниже пишем наименование структурного подразделения и должность сотрудника.

Указываем место назначения: наименование организации, в которую отправляем работника, и ее географическое расположение.

Заполняем общее количество календарных дней командировки, включая время в пути туда и обратно, и соответствующие даты — они указаны в служебном задании или в проездных билетах.

Ниже кратко, но емко формулируем цель поездки.

Указываем, за чей счет осуществляется командирование (не совсем понятно, зачем эта графа нужна, но раз уж есть, придется заполнить).

Пишем наименование и реквизиты документа, на основании которого мы подготовили приказ.

После заполнения всех необходимых полей прикладываем к проекту распоряжения основание, послужившее его изданием, и идем к руководству на утверждение.

После утверждения знакомим работника с приказом, вручаем ему копию и ждем его возвращения.

Образец заполненного приказа о командировании сотрудника

В связи с тем, что в форме бланка отсутствуют какие-либо поля, связанные с начислениями денежных средств командируемому, копию приказа необходимо сразу же направить в бухгалтерию, чтобы работник не оказался в своей деловой поездке без денег и без жилья.

Командировка директора

Командировка директора оформляется тоже с помощью стандартной формы бланка Т-9. Заполняя его, следует использовать стандартный образец заполнения приказа о командировке сотрудника 2020.

На время отсутствия директора его обязанности возлагаются на другого сотрудника, поэтому вдобавок к стандартной форме Т-9 издается распоряжение в свободной форме о временном возложении обязанностей директора на конкретное лицо.

Образец распоряжения о временном исполнении обязанностей директора

Если директор часто ездит в командировки или по другим причинам регулярно отсутствует на своем рабочем месте, целесообразно издать один локальный нормативный акт, в тексте которого написано, что на период временного отсутствия директора (без указания причин) его обязанности исполняет, например, его заместитель или любое другое лицо.

Рассылка новостей журнала

Подписчики этой рассылки получают уведомления о выходах новых номеров журнала, о новых запланированных прямых телефонных линиях, о выходе наших новых проектов и начале очередной подписной кампании. Средняя периодичность рассылки 2—3 раза в месяц.

Подписка на журнал

№ 4, апрель 2008

Другие
наши издания

Рубрики в номере

Оформление командировок на основе унифицированных форм

Рубрика «Командировки»

А.Е. Рыбаков, директор учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», кандидат исторических наук

В подсистему «Документация по оформлению командировок» Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД)[1] включены следующие унифицированные формы:

докладная записка о командировании;

приказ о командировании;

распоряжение о командировании.

Унифицированная форма докладной записки о командировании

Код по ОКУД 0227230001

Наименование структурного подразделения Наименование должности, фамилия и

инициалы руководителя организации

обоснование необходимости и цель командировки

Прошу командировать ______________________________________________________________

наименование структурного подразделения

фамилия, имя, отчество работника

на _________________________ с __________________________ по ___________________________.

Оплата командировочных расходов за счет __________________________________________.

подразделения Подпись Расшифровка подписи

Пример оформления докладной записки о командировании

Отдел сбыта Директору ОАО «Черметобработка»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Сапунову В.И.

Согласно договору с Обществом с ограниченной ответственностью «Онион» (г. Москва, Российская Федерация) от 14.06.2007 № 44/112 ОАО «Черметобработка» исполняет обязанности по послепродажному обслуживанию поставляемой на реализацию в г. Москву продукции.

В последний месяц участились случаи выявления дефектов в поставляемой продукции, соответствующие претензии неоднократно направлялись ООО «Онион» в адрес ОАО «Чермет­обработка». Несвоевременное выявление причин возникновения дефектов может привести к расторжению указанного выше договора и последующей потере рынка сбыта выпускаемой ОАО «Черметобработка» продукции.

Прошу командировать ведущего специалиста по послепродажному обслуживанию отдела сбыта М.А.Тарналицкого в г. Москву (Российская Федерация) на 5 дней с 18.02.2008 по 22.02.2008 для анализа причин возникновения дефектов поставляемой на реализацию продукции и отбора образцов продукции для последующего направления на независимую экспертизу.

Оплата командировочных расходов за счет средств ОАО «Черметобработка».

Приложение: 1. Задание на служебную командировку на 2 л. в 1 экз.

2. Расчет финансовых средств по командировке на 1 л. в 1 экз.

Начальник отдела Подпись Т.П.Груздева

Примечание:

1. Докладная записка является одним из документов — оснований для издания приказа (распоряжения, иного правового акта) о командировании.

Докладная записка — это документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка о командировании — одна из разновидностей докладных записок. Докладные записки могут иметь различное функциональное назначение и составляться как по вопросам основной деятельности, так и по личному составу (о переводе на другую работу, о поощрении, о нарушении трудовой дисциплины).

2. Необходимость составления докладной записки с предложением о командировании нормативно закреплена в Положении о порядке направления в служебные командировки за границу, утвержденном Указом Президента Республики Беларусь от 13 июня 2005 г. № 274, с последующими изменениями и дополнениями (далее — Положение). Пунктом 7 данного документа установлено, что предложение о направлении в командировку должно быть оформлено в виде письма или докладной (служебной) записки. Учитывая функциональное назначение указанных видов документов, наиболее соответствующим целям и задачам инициативного документа о необходимости командирования является именно докладная записка, форма которой унифицирована и включена в УСОРД.

Нормативные правовые акты Республики Беларусь, регулирующие вопросы направления работников в служебные командировки в пределах Республики Беларусь, не предусматривают обязательного составления докладной записки о командировании. Вместе с тем внесение соответствующего предложения руководителю организации или иному лицу, уполномоченному принимать решение о направлении работников в служебные командировки, следует также оформлять в виде докладной записки.

3. Докладная записка о командировании должна содержать сведения о государстве и сроках командирования, о цели и основании командирования, обоснование целесообразности командирования (включая ожидаемые результаты), предложения по кандидатурам командируемых работников, руководителя группы, информацию об источнике финансирования служебной командировки.

4. К докладной записке о командировании должны прилагаться следующие документы:

проект решения о направлении в служебную командировку за границу;

задание на указанную командировку за границу;

расчет финансовых средств по этой командировке;

список членов группы, в составе которой направляется должностное лицо.

Приложение к докладной записке проекта решения о направлении в служебную командировку за границу необходимо лишь в тех случаях, когда соответствующее решение принимается вышестоящим органом.

Наличие приложений к докладной записке отражается в отметке о наличии приложений, оформляемой ниже текста перед подписью.

5. В приведенном выше примере текст докладной записки построен в виде связного текста. УСОРД является методическим документом, поэтому содержание (текст) унифицированной формы может быть изменено в зависимости от практической необходимости и установленных норм права в соответствующей области. Например, в организации может быть разработана типовая форма докладной записки о командировании с применением такой формы представления текста, как анкета.

Приведем пример оформления текста докладной записки, представленного в форме анкеты:

Срок командировки _______________________________________________________

Цель и основание командировки ____________________________________________

Обоснование целесообразности командирования ____________________________

Смотрите так же:  Уголовный адвокат. Уголовные дела помощь адвоката

Кандидатуры командируемых работников ___________________________________

Источник финансирования _________________________________________________

6. При подготовке и оформлении докладной записки следует руководствоваться требованиями Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Методических указаний по практическому применению СТБ 6.38-2004[2], Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь[3]. Указанными документами установлен перечень реквизитов, применяемых при подготовке докладной записки, а также определены требования к их оформлению и месторасположению на документе.

7. Так как докладная записка является документом, послужившим основанием для издания приказа (иного распорядительного документа) по личному составу, для нее установлен срок хранения 3 года (п. 224 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально­техническому обеспечению, административно­хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения[4]).

Унифицированная форма приказа о командировании

Отправляем сотрудника в командировку за границу

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст. 91 Трудового кодекса Республики Беларусь, далее – ТК).

Направление работника в служебную командировку за границу отличается от командирования в пределах Республики Беларусь как правовым регулированием, так и процедурой.

Материал подготовила Ирина Демидик, помощник адвоката адвокатского бюро «РЕВЕРА»

Содержание:

Скачать образцы документов:

  • образец задания на служебную командировку;
  • образец приказа нанимателя о направлении в командировку;
  • образец отчета о служебной командировке.
  • Нормативное регулирование

    Помимо ТК данные отношения регулируются:

  • Инструкцией о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу (утв. постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115, далее – Инструкция № 115);
  • постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу»;
  • постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.03.2012 № 18 «Об установлении форм расчета денежных средств на служебную командировку за границу и отчета о затраченных на служебные командировки за границу денежных средствах, а также рациональном и обоснованном их расходовании».
  • Далее будет рассмотрен пошаговый порядок направления работника в командировку за границу.

    Шаг 1. Оформление задания на служебную командировку

    Важно!
    Скачать образец задания на служебную командировку (.doc).

    Справочно
    Работник выбывает в командировку в выходной день (воскресенье). Можно ли в этот день привлекать работника к работе? Читайте в статье.

    Задание подписывается командированным работником и утверждается нанимателем. В задании должны содержаться сведения о(об):

  • государстве, в которое направляется работник;
  • цели командировки;
  • времени нахождения за границей;
  • плане встреч и переговоров;
  • перечне вопросов, подлежащих решению или изучению;
  • предмете договора (контракта), условиях поставки, форме и виде платежа (в случае отправления работника для заключения договора (контракта);
  • форме письменного отчета по выполнению задания на командировку;
  • иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки.
  • Шаг 2. Получение согласия работника

    Согласие работника оформляется при командировании более чем на 30 календарных дней. Во избежание трудовых споров лучше оформить согласие в письменной форме: проставить специальную запись под текстом приказа (распоряжения) с подписью работника или составить отдельный письменный документ о направлении в командировку с местом для проставления отметки о согласии или несогласии на предложение нанимателя.

    Шаг 3. Оформление приказа о направлении в командировку

    Важно!
    Скачать образец приказа нанимателя о направлении в командировку (.doc).

    Приказ является основанием для расчета и выплаты денежных средств командированным работникам.

    Шаг 4. Оформление командировочного удостоверения

    При направлении в командировку за границу командировочное удостоверение может не оформляться – факт пребывания в командировке будет подтверждаться приказом о командировании и другими документами (например, проездными документами, счетом за проживание).

    Шаг 5. Выдача аванса командируемому работнику

    Аванс выдается в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда сотрудника в командировку на возмещение расходов:

  • по проезду к месту служебной командировки и обратно;
  • по найму жилья;
  • по проживанию вне места жительства (суточные) – норма установлена приложением 1 к постановлению Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7;
  • иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома нанимателя.
  • Кроме того, в случае предоставления оригиналов документов работнику возмещаются следующие расходы (п. 30 Инструкции № 115):

  • по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой, за совершение операций с использованием банковских пластиковых карточек;
  • по получению служебного паспорта, виз;
  • по страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу;
  • по оплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах.
  • Справочно
    Расходы, связанные с получением служебного паспорта и виз, нанимателем не возмещаются.

    Шаг 6. Ознакомление работника

    Работника следует ознакомить (форму ознакомления устанавливает наниматель):

  • с расчетом на выданный аванс;
  • c порядком и сроками составления отчета о расходовании полученного аванса;
  • c ответственностью за нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок неиспользованных денежных средств, выданных под отчет.
  • Справочно
    Форма расчета денежных средств на служебную командировку за границу установлена приложением 1 к постановлению Министерства финансов Республики Беларусь от 29.03.2012 № 18.

    Шаг 7. Предоставление работником отчетов

    Важно!
    Скачать образец отчета о служебной командировке (.doc)

    По окончании командировки работник составляет два отчета: об итогах командировки и о расходовании полученного аванса.

    Письменный отчет об итогах командировки составляется работником в течение 10 дней со дня прибытия. Основой для составления отчета служит задание на командирование. Обычно в отчете указываются следующие сведения:

  • ФИО;
  • должность работника;
  • страна (место) пребывания;
  • количество дней пребывания;
  • основание командирования;
  • конкретные сведения о проделанной в командировке работе;
  • выводы и предложения по выполнению достигнутых договоренностей и др.
  • Форма отчета о затраченных на служебные командировки за границу денежных средствах, а также о рациональном и обоснованном их расходовании установлена приложением 2 к постановлению Министерства финансов Республики Беларусь от 29.03.2012 № 18.

    Нарушение уполномоченным должностным лицом установленных правил оформления командировки может повлечь привлечение его к дисциплинарной ответственности, а если нарушение также причинит вред работнику – ответственность по ч. 1 ст. 9.19 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин, а на юридическое лицо – до 100 базовых величин).

    Приказ о командировке: образец в 2020 году

    Служебная деятельность многих профессий неразрывно связана с командировками. Как оформить основной документ-основание для совершения рабочей поездки расскажем в данной статье.

    Приказ о направлении сотрудника в командировку очень популярный документ в кадровом отделе. Временная работа в других регионах, городах, странах входит в обязанности многих работников. Бухгалтерия в этом случае обязана документально оформить командировку.

    Приказ или распоряжение о направлении в командировку является основным документом. Жесткой регламентации по оформлению командировки нет. Законодатели в обязательном порядке не утвердили список необходимых форм. Компания может разработать собственные, утвердив их в Учетной политики или коллективном договоре.

    Готовые бланки приказа

    Используйте официальные бланки приказа о командировке:

    Обратите внимание, что правила по подтверждению командировки документами изменилось. Новый список документов на командировку смотрите в статье журнала «Упрощенка».

    Форма Приказа о командировке

    Как говорилось выше, обязательной формы, с которой обязаны работать компании, нет. Однако есть рекомендованная, унифицированная форма Т-9, Т-9(а).

    Т-9 разработана для командировки одного сотрудника. Т-9(а) для нескольких работников, направляющихся в командировку.

    Многие фирмы предпочитают не утверждать собственную форму приказа, а пользоваться унифицированной, т.к. в ней отражены все основные критерии командировок.

    Изменение сроков командировки

    В приказе о командировке указан срок, на который сотрудник отправляется в другой регион. В процессе может возникнуть необходимость изменить время, либо продлить, либо сократить.

    В таком случае можно оформить дополнительное распоряжение, либо внести исправления в первоначальное.

    Обязательные реквизиты Приказа о командировке

    Независимо от используемой формы распоряжения о командировке, следует включить следующие обязательные реквизиты:

  • Ф.И.О. и должность командируемого работника;
  • место командировки;
  • срок командировки.
  • цели командировки
  • подпись сотрудника об ознакомлении с условиями командировки.
  • Заполнение Приказа о командировке

    1. В верхней части необходимо указать наименование компании, код ОКПО.
      1. Присваиваем порядковый номер и указываем дату составления приказа.
      2. Прописываем данные сотрудника, должность, подразделение, а также место направления в командировку
      3. Обязательно прописываем срок нахождения в командировке. Количество дней определяется руководителем организации, согласуется с работником.

    2. Указываем цель данной командировки — зачем направляем сотрудника на другой объект, что должен выполнить, какие вопросы решить. Указываем источник финансирования командировки.
    3. Руководитель подписывает распоряжение. Обязательно указать должность и ФИО. Не забываем письменно ознакомить сотрудника с приказом.
    4. Печать ставить не обязательно. Однако компания по собственному желанию может штампануть ее на распоряжении для придания более официального вида.
    5. Оформляем командировку по Беларуси

      Планируете направить работника в служебную командировку в пределах Республики Беларусь (далее — командировка)? Рассмотрим, как правильно ее оформить и какие действия нужно совершить.

      1. До отъезда в командировку

      1.1. Подтверждаем необходимость командировки

      В случае необходимости наниматель может направить работника в командировку. При этом такую необходимость целесообразно документально подтвердить.

      Подтверждением этому могут выступать, например, утвержденный план командировок, докладная записка непосредственного руководителя, приглашение от организации. Именно на основании таких документов в дальнейшем издается распорядительный документ о командировке (далее — приказ). Отметим, что пришедшие извне документы (например, приглашения) следует зарегистрировать .

      1.2. Получаем согласие работника

      В некоторых случаях наниматель должен получить от работника согласие на командировку. Это касается командировок, длительность которых более 30 календарных дней. А при направлении отдельных категорий работников необходимо их согласие независимо от срока командировки. К таким работникам относятся :

      — женщины, опекуны (попечители), имеющие детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов до 18 лет), или отцы, воспитывающие таких детей без матери;

      Получить согласие работника целесообразно в письменной форме. В некоторых случаях письменная форма согласия обязательна (например, при направлении в командировку женщины, воспитывающей ребенка в возрасте от 3 до 14 лет).

      Согласие может быть выражено различными способами. Например, работник может написать заявление или сделать запись о согласии в приказе.

      1.3. Готовим задание на командировку

      Задание на командировку (далее — задание) представляет собой документ, фиксирующий в первую очередь задачи, которые работник должен выполнить во время поездки. Наниматель самостоятельно решает, оформлять такой документ или нет, так как при направлении работника в командировку по Республике Беларусь он не обязателен. Вместе с тем, на наш взгляд, задание целесообразно оформить, поскольку это обеспечит надлежащее выполнение поставленных перед работником задач.

      Оформляется задание в произвольной форме. При этом можно воспользоваться требованиями, предъявляемыми к заданию на заграничную командировку . В организации целесообразно разработать бланк задания на локальном уровне и использовать его в дальнейшем при разработке соответствующей формы.

      Задание, как правило, составляется до издания приказа. Его утверждает руководитель организации или иное уполномоченное должностное лицо и знакомит с ним работника под подпись. Отметим, что задание может быть как индивидуальным (один документ для одного работника), так и групповым (один документ для нескольких работников). Соответственно, оно должно содержать подписи всех работников, для которых оно составлено.

      Срок хранения задания — 3 года ЭПК после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля. Обращаем внимание, что отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) означает, что срок хранения задания после проведения экспертизы ценности может продлеваться . Место, где хранится задание, определяется в организации на локальном уровне (например, в положении о командировках можно определить местом хранения задания бухгалтерию).

      1.4. Издаем приказ о командировке

      Решение о направлении работника в командировку оформляется приказом . Издает его руководитель организации или иное уполномоченное должностное лицо.

      В приказ, в частности, включается следующая информация:

      — ФИО командируемого сотрудника;

      — должность (профессия) командируемого сотрудника;

      — структурное подразделение, в котором трудится работник;

      — место, куда направляется работник;

      В качестве основания в приказе стоит указать документ, подтверждающий необходимость командировки (докладная записка, приглашение и др.).

      Отметим, что УСОРД содержит унифицированную форму приказа. Однако придерживаться ее не обязательно, так как она носит рекомендательный характер. Вместе с тем приказ должен быть оформлен в соответствии с правилами делопроизводства .

      После издания приказа наниматель должен ознакомить с ним работника под подпись.

      Приказ является приказом по личному составу. В зависимости от продолжительности командировки его срок хранения и, соответственно, литера регистрационного номера разнятся (см. схему) . Кроме того, такие приказы регистрируются и группируются в дела отдельно друг от друга .

      1.5. Оформляем командировочное удостоверение

      Командировочное удостоверение представляет собой документ, в котором ставятся отметки о выбытии и прибытии к месту командировки и обратно. Оно выдается по усмотрению нанимателя, за исключением случаев, предусмотренных законодательством. Например, для госслужащих оно является обязательным .

      В зависимости от количества людей, направляемых в командировку, в оформлении и порядке выдачи командировочного удостоверения есть некоторые особенности (см. таблицу 1).

      Количество командируемых работников Форма командировочного удостоверения Кому выдается
      1 приложение 1 к Инструкции N 35 командируемому работнику
      2 и более 1) приложение 1 к Инструкции N 35

      2) либо приложение 2 к Инструкции N 35

      1) командируемому работнику

      2) либо руководителю группы или иному лицу, определенному приказом (распоряжением) нанимателя

      2 и более в некоторых случаях* приложение 2 к Инструкции N 35 руководителю группы или иному лицу, определенному приказом (распоряжением) нанимателя

      К таким случаям относится направление в командировку следующих групп работников :
      театрально-зрелищных организаций для подготовки, организации, показа и проведения спектаклей, концертов, выставок или иных публичных выступлений;
      строительных бригад на строительные объекты;
      торговых организаций при выездной торговле.
      При этом для всех работников группы должны совпадать место и срок командировки, а также даты выбытия и прибытия к месту командировки и обратно.

      Командировочное удостоверение подписывает руководитель организации или иное уполномоченное должностное лицо. Отметка о выбытии проставляется работником, ответственным за оформление командировочных документов. Например, заведующим канцелярией, секретарем, работником кадровой службы. Такие отметки заверяются подписью, ее расшифровкой и печатью (штампом) с наименованием организации .

      На заметку
      Если в командировочном удостоверении допущена ошибка (например, указана неверная дата выбытия), полагаем, в него можно внести исправление. Данная позиция обусловлена тем, что законодательство допускает вносить исправления во многие документы, в том числе в бланки строгой отчетности, трудовые книжки. Исправление в командировочном удостоверении можно сделать по аналогии с исправлением записей в бланках строгой отчетности. То есть зачеркнуть тонкой чертой неправильные сведения, написать над зачеркнутым верную информацию, произвести оговорку «Исправлено», указать дату и основание поправки, а также фамилию и инициалы лица, исправившего запись .
      Вместе с тем законодательство не запрещает оформить новое командировочное удостоверение. Это целесообразно сделать, например, если ошибка была допущена при его первоначальном оформлении (то есть до выдачи работнику)
      .

      1.6. Заполняем журналы регистрации и учета

      О выдаче командировочного удостоверения делается соответствующая запись в журнале регистрации командировочных удостоверений (далее — журнал регистрации), а также в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки (далее — журнал учета) .

      Журнал регистрации оформляется в произвольной форме, а форма журнала учета утверждена законодательством. Отметим, что можно вести журнал учета как на бумажном носителе, так и в электронном виде . Однако, на наш взгляд, такой документ должен быть оформлен на бумаге. Ведь в нем проставляется подпись работника, направляемого в командировку, о том, что им получено командировочное удостоверение.

      1.7. Выдаем аванс

      Перед тем как отправить работника в командировку, наниматель обязан выдать ему аванс на оплату :

      — проезда к месту служебной командировки и обратно;

      — найма жилого помещения;

      — суточных (их размер установлен законодательством).

      На заметку
      Помимо вышеуказанного, наниматель должен возместить работнику произведенные с разрешения или ведома нанимателя расходы :
      за багаж сверх нормы бесплатного провоза;
      платные автомобильные дороги;
      платные стоянки;
      услуги связи;
      завтрак, предоставляемый гостиницей.
      Обязанности выдать аванс по вышеназванным расходам у нанимателя нет. Вместе с тем, полагаем, если их размер заранее известен, наниматель может их включить в аванс .

      Основанием для расчета и выплаты аванса является приказ. Перечислить работнику аванс надо не позднее чем за день до отъезда в командировку . Однако если работник не написал авансовый отчет по предыдущей командировке, то аванс ему не выдается, пока он не представит такой отчет (кроме случая, когда аванс на обе командировки перечисляется на корпоративную (личную) дебетовую карточку) .

      2. После прибытия из командировки

      2.1. Заполняем табель использования рабочего времени

      Дни командировки работника обязательно проставляются в табеле использования рабочего времени (далее — табель) по основному месту работы . Как их обозначить, наниматель решает самостоятельно на локальном уровне (например, в положении об учете рабочего времени). На практике зачастую для рабочих командировочных дней используется аббревиатура «К», а выходные и больничные отображаются в виде аббревиатуры «В» и «Б» соответственно.

      На заметку
      Учет рабочего времени водителя имеет некоторые особенности, если в командировке в другой организации ему приходится работать по иному графику работ (сменности). В таком случае с места командировки предоставляется табель, в котором должна быть отражена фактическая продолжительность рабочего времени водителя .

      2.2. Оформляем командировочное удостоверение

      Если работнику выдавалось командировочное удостоверение, то по прибытии в нем необходимо проставить отметку об этом. Она указывается по аналогии с отметкой о выбытии, то есть заверяется подписью лица, ответственного за оформление, а также ее расшифровкой и печатью (штампом) с наименованием организации .

      В случае когда командировочное удостоверение не оформлялось, факт приезда работника может быть подтвержден приказом, проездными и прочими документами.

      2.3. Получаем отчет работника о проделанной работе

      По требованию нанимателя работник должен сообщить ему о результатах работы, проделанной в командировке, в виде отчета. Соответственно, если такого требования не было, оформлять отчет не надо. Форма отчета произвольная, поэтому наниматель может разработать ее на локальном уровне. Отчет составляется работником и утверждается руководителем организации или иным уполномоченным должностным лицом .

      2.4. Принимаем авансовый отчет и неизрасходованные денежные средства

      Работник, получивший аванс, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет. В организации форма отчета разрабатывается самостоятельно с учетом требований к первичным учетным документам и правил делопроизводства .

      На заметку
      Если какая-либо часть денежных средств, выданных авансом, не была израсходована работником, он возвращает ее в кассу организации .

      В авансовом отчете отражаются все расходы, подлежащие возмещению. К нему прилагаются :

      — командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования (при его наличии);

      — подлинные проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно (при наличии);

      — подлинные документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;

      — отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

      Срок представления авансового отчета в бухгалтерию отсчитывается со дня возвращения работника из служебной командировки, исключая день прибытия, и зависит от того, каким образом работнику были выданы денежные средства (см. таблицу 2) .

      Способ выдачи денежных средств Срок представления авансового отчета (рабочие дни)
      Выдача наличными 3

      (5 — для работников подразделений, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения организации)

      Перечисление на личную (корпоративную) дебетовую карточку 15
      Выдача частично наличными и частично посредством перечисления на личную (корпоративную) дебетовую карточку 15

      После проверки представленного в бухгалтерию авансового отчета он утверждается руководителем организации или иным уполномоченным должностным лицом .

      Приказ на командировку — образец в 2020 году

      Как оформить командировку в 2020 году

      Еще в 2015 году в порядке оформления служебных поездок (командировок) произошли существенные изменения, выразившиеся в отмене обязанностей:

    6. применять командировочные удостоверения, составлять служебные задания и отчеты о командировке (подп. «е» п. 2 постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595) — с января;
    7. вести учет командированных работников (п. 3 постановления Правительства РФ от 29.07.2015 № 771) — с августа.
    8. Принятие решения о командировании работника по-прежнему остается за его руководителем, который определяет место, цель и сроки поездки (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

      По возвращении из командировки работник так же, как и прежде, должен составить авансовый отчет, приложив к нему все необходимые документы, подтверждающие его расходы в поездке. По датам документов на проезд будет установлена фактическая продолжительность пребывания в командировке (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

      Таким образом, в настоящее время порядок оформления командировок определяется составлением всего 2 обязательных документов: