Общие требования к архивам. Общие требования к архивам

Дек 9, 2019 Статьи

Общие требования к архивам. Общие требования к архивам

Общие требования к архивам

Документы АФ РФ независимо от места их хранения подлежат государственному учету.

Учет архивных документов – это определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием 1 .

На основе фиксации в учетных документах принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу документов учет обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска документов, контроля за их наличием и состоянием.

Учет документов архива строится на следующих принципах:

— централизация – регламентация взаимодействия органов управления архивным делом в Российской Федерации с организациями, создающими и хранящими документы АФ РФ и другие архивные документы, а также в применении единых единиц учета архивных документов;

— унификация — преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с ними, в архивах организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов; в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН;

— динамичность — любое движение документа: поступление, выбытие, описание – должно быть своевременно отражено в учетных документах;

— полнота и достоверность — отражение в учетных документах реального количества и состава документов, находящихся на хранении 2 .

— хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования;

— документы АФ РФ, а также документы по личному составу, хранящиеся в организациях -источниках комплектования архива.

При учете архивных документов единицам хранения (единицам учета) присваиваются учетные номера, которые входят в состав архивных шифров . ( с м. п. 4.1.5. )

Архивные шифры наносятся на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации (определения места хранения для быстрого поиска с помощью учетных документов).

В состав архивного шифра каждой единицы учета входят следующие элементы:

— сокращенное название архива, т.е. его официальная аббревиатура (Государственный архив Российской Федерации – ГАРФ);

— номер архивного фонда;

— номер описи дел, документов;

— номер единицы хранения, единицы учета.

Единица учета архивных документов – это единица измерения количества документов в архиве для отражения этого количества в учетных документах и архивных справочниках 3 .

Единицами учета документов АФ РФ и других архивных документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации, являются:

— архивный фонд (а также приравненная к нему архивная коллекция);

— единица хранения (дело, документ или иной комплекс материалов, заключенный в обособленную обложку, папку).

Россыпь, т.е. неупорядоченные архивные документы, учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.

Учетной единицей электронных документов архива является единица хранения – контейнер электронного документа 4 .

Учет архивных документов в государственном архиве осуществляется специальным подразделением или возлагается на специально выделенного работника.

В архивохранилище государственного архива назначается ответственный за учет документов.

Учет архивных документов в муниципальном архиве осуществляют заведующий муниципальным архивом или специально назначенный работник.

Записи в учетные документы вносятся только сотрудниками, ответственными за учет архивных документов 5 .

В государственном и муниципальном архиве разрабатываются порядок и схема учета архивных документов.

Порядок учета архивных документов определяет:

— состав учетных документов и баз данных, которые ведутся централизованно, а также в каждом архивохранилище;

— закрепляет последовательность выполнения работ по учету архивных документов.

Схема учета архивных документов в графической форме закрепляет порядок его ведения .

Порядок и схема учета архивных документов в государственном или муниципальном архиве утверждаются приказом руководителя (директора или заведующего) архива.

Учетные документы (кроме описи дел, документов) предназначены только для служебного пользования и исследователям (пользователям) в читальный зал не выдаются. В отдельных случаях по решению руководства государственного или муниципального архива пользователю может быть выдано дело фонда.

Система учетных документов архива

В государственном и муниципальном архиве ведутся документы централизованного государственного учета и внутренние учетные документы.

Состав, порядок ведения и представления документов государственного учета устанавливаются Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (1997 г.). Документы централизованного государственного учета составляются на основе суммирования данных, извлеченных из документов внутреннего учета, и затем представляются в архивные органы. Основными документами централизованного учета в государственных и муниципальных архивах являются:

— паспорт архива на 1 января;

— сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января;

— сведения о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования архива на 1 января.

Внутренние учетные документы архива подразделяются на основные (обязательные) и вспомогательные. Состав и формы основных учетных документов (кроме паспорта архивохранилища, который составляется в произвольной форме) определяются «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках , организациях Российской академии наук». М. 2007. (С. 61-62, 119-120, 121-122). Современные требования учета, закрепленные в Правилах, базируются на Регламенте государственного учета документов АФ РФ, зарегистрированном Министерством юстиции 8 июля 1997 г .

В состав основных ( обязательных) учетных документов архива входят:

— книга учета поступлений документов — для учета каждого поступления архивных документов, поступивших на хранение в архив за определенный хронологический период времени, а также фиксации состояния их описания (см. п. 2.1.1. );

— список фондов — для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении или выбывших (см. п. 2.1.1. ) ;

— лист фонда — для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменения по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменения в названии архивного фонда ;.

— лист учета аудиовизуальных документов — для учета количества аудиовизуальных документов определенного вида при их нефондовой организации, учета и нумерации описей аудиовизуальных документов, динамики их изменений;

— опись дел, документов — для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись см. п. 4.1.9. );

— реестр описей дел, документов — для регистрации описей дел, документов, учета их количества и состава (см. п. 2.1.3. );

— инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни — для поединичного и суммарного учета состава и состояния таких дел;

— паспорт архивохранилища — для суммарного учета архивных фондов и архивных документов данного архивохранилища;

— лист учета и описания уникального документа;

— список фондов, содержащих особо ценные документы;

— опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел, документов ( номерник );

— книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;

— опись страхового фонда;

— дело фонда — комплекс документов по истории источника комплектования ( фондообразователя ) и архивного фонда, ведущийся на каждый архивный фонд, объединённый архивный фонд и архивную коллекцию; при нефондовой организац ии ау диовизуальных, научно-технических и электронных документов – дело организации – сдатчика документов (см. п. 2.1.4. );

— лист заверитель дела — для учета количества листов в деле;

Вспомогательные учетные документы могут включать в свой состав:

— карточки и книги движения (перемещения) фондов, описей дел, документов;

— книги учета документов, переданных в другие архивы;

— книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги повидового учета документов.

Государственные и муниципальные архивы вправе вести другие вспомогательные учетные документы, которые включаются в состав учетных документов архива.

Основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы государственного и муниципального архива должны размещаться в изолированном помещении, также допускается их размещение в рабочем помещении сотрудников, ответственных за учет документов архива.

Основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы архивохранилища могут быть размещены или в архивохранилище, или в рабочем помещении сотрудника архивохранилища.

Основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы могут вестись в государственных и муниципальных архивах на бумажном и электронном носителе.

Государственные и муниципальные архивы, хранящие документы по истории России с древних времен до настоящего времени раздельно ведут их учет. Разделительной датой является 1917 г . Архивные фонды получают самостоятельные порядковые номера. Так, номера архивных фондов периода после 1917 г . в государственном или муниципальном архивах должны иметь индекс «Р», отделяемый от цифрового обозначения номера чертой. Например: Р-1, Р-122.

Номера архивных фондов, ликвидированных партийных архивов КПСС, включенных в состав архивных фондов государственного архива субъекта РФ, должны иметь индекс «П», отделенный от цифрового обозначения номера архивного фонда чертой. Например: П-6, П-17.

При поступлении на хранение архивных фондов, находящихся в частной собственности, составляется договор и к номеру фонда добавляется индекс «Д» («договор»). В том случае, если позднее указанные фонды перейдут в государственную или муниципальную собственность, в учетных документах и архивных шифрах индекс «Д» будет зачеркнут, а учет будет вестись наравне с остальными документами архива.

Смотрите так же:  Какую пенсию получают цыгане и другие кочевые народы РФ. Пенсия цыган

При необходимости архивы могут использовать дополнительные буквенные обозначения, например, при слиянии архивов с одинаковой нумерацией фондов. В этом случае к номерам фондов присоединенного архива добавляется дополнительный индекс.

Перенумерация архивных фондов в государственном и муниципальном архивах запрещена. В исключительных случаях для проведения перенумерации архивных фондов должно быть получено разрешение от соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела (федерального, регионального, муниципального).

В архивах отдельно ведется учет:

— уникальных документов и особо ценных документов;

— секретных и рассекреченных архивных документов;

— архивных документов по личному составу;

— дел, имеющих в оформлении драгоценные металлы и камни;

— архивных документов, находящихся в частной собственности и принятых по договору на хранение в архив;

— копий архивных документов на правах подлинников;

— страхового фонда и фонда пользования;

— музейных предметов и библиотечных фондов 6 .

Навигация

Действия

  • Главная
  • «КИНОДОКУМЕНТЫ, ФОТОДОКУМЕНТЫ И ДОКУМЕНТЫ НА МИКРОФОРМАХ. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ. ГОСТ 7.65-92»
  • Наименование документ «КИНОДОКУМЕНТЫ, ФОТОДОКУМЕНТЫ И ДОКУМЕНТЫ НА МИКРОФОРМАХ. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ. ГОСТ 7.65-92»
    Вид документа стандарт, требования
    Принявший орган госстандарт ссср
    Номер документа ГОСТ 7.65-92
    Дата принятия 01.01.1970
    Дата редакции 01.01.1970
    Дата регистрации в Минюсте 01.01.1970
    Статус действует
    Публикация
    Навигатор Примечания

    ТРЕБОВАНИЯ К ЗДАНИЯМ И ПОМЕЩЕНИЯМ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ИХ РАЗМЕЩЕНИЮ

    1.1. В целях обеспечения сохранности кино- и фотодокументы и микрофильмы должны размещаться в специально построенных или приспособленных для хранения этих документов зданиях с регулированием температурно-влажностного режима. Проектирование, строительство и реконструкция зданий архивов должны проводиться в соответствии с действующими строительными нормами и правилами, а также требованиями настоящего стандарта.

    1.2. Район расположения зданий архивов должен быть удален от промышленных объектов, загрязняющих воздух пылью и вредными газами, а также от объектов, опасных в пожарном отношении. Пригодность района для расположения архивов определяется в соответствии с заключением санэпидемстанции.

    2.1. Помещения для хранения документов должны представлять собой комплекс рабочих помещений, предназначенных для хранения, всех видов обработки и использования документов.

    2.2. Во всех помещениях необходимо предусмотреть приточно-вытяжную вентиляцию, а в хранилищах и в комнатах с длительным пребыванием документов (не менее нескольких часов) — кондиционирование воздуха.

    2.3. Материалы покрытия стен, полов, внутренней арматуры помещений не должны собирать пыль или быть ее источником.

    2.4. Оригиналы и страховые копии документов следует хранить раздельно в специально оборудованных помещениях.

    2.5. Хранилища кино-и фотодокументов должны быть отделены от других помещений. Документы на огнеопасной основе должны храниться отдельно от остальных документов в изолированных помещениях (огнестойких боксах, камерах). Из нижней зоны этих помещений следует предусмотреть дополнительную вытяжку воздуха.

    Хранилища для пленок с огнеопасной основой и хранилища документов других типов не должны иметь общих вентиляционных каналов.

    2.6. Хранилища должны быть оборудованы техническими средствами, предотвращающими поступление в помещение пыли, аммиака, сероводорода, оксидов азота, сернистого газа, паров ртути.

    3.1. Оборудование хранилищ должно обеспечивать возможность горизонтального размещения кинодокументов и рулонных микрофильмов и вертикального размещения фотодокументов.

    3.2. Кино- и фотодокументы и микрофильмы должны храниться в выдвижных ящиках картотечного типа, шкафах, сейфах, на стеллажах и полках с закрывающимися дверцами. Допускается применять открытые полки и стеллажи при условии, что кино-и фотодокументы помещены в закрытые коробки и контейнеры. Рулонные микрофильмы, упакованные в коробки по ГОСТ 13.1.505, должны храниться в шкафах по ГОСТ 13.1.506.

    3.3. Хранилище должно быть оборудовано одно- и двухсторонними стеллажами.

    3.3.1. Стеллажи устанавливают перпендикулярно наружным стенам, имеющим окна. Если в хранилище нет окон, то при установке стеллажей следует исходить из принципа максимального использования площади хранилища.

    3.3.2. Стеллажи и элементы конструкций помещений разделяют проходами. Ширина проходов должна быть не менее:

    0,75 м — между стеллажами;

    1,20 м — между торцами стеллажей (главный проход);

    0,75 м — между стеной и двухсторонним стеллажом, параллельным стене;

    0,50 м — между стеной и торцом стеллажа.

    3.3.3. Расстояние от стены до одностороннего стеллажа, параллельного стене, должно быть не менее 0,05 м, от пола до нижней полки стеллажа — не менее 0,20 м, от отопительных и вентиляционных систем до стеллажей — не менее 1,00 м.

    3.4. Материалы для изготовления оборудования для хранения документов должны быть негорючими и не подвергаться коррозии. Не рекомендуется применять материалы, выделяющие вещества, вызывающие деградацию документов.

    3.5. При наличии кондиционирования оборудование для хранилищ следует размещать таким образом, чтобы обеспечить внутреннюю циркуляцию воздуха по всем шкафам, полкам и ящикам. Оборудование должно быть снабжено вентиляционными отверстиями, обеспечивающими проникание воздуха внутрь шкафов, полок и ящиков. Наличие таких отверстий не должно противоречить требованиям пожарной безопасности и гидрозащиты.

    Законодательная база Российской Федерации

    Бесплатная консультация
    Федеральное законодательство

  • ПРИКАЗ Казначейства РФ от 30.12.2011 N 662 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ФЕДЕРАЛЬНОГО БЮДЖЕТА, КАССОВОМУ ОБСЛУЖИВАНИЮ БЮДЖЕТОВ БЮДЖЕТНОЙ СИСТЕМЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И КАССОВОМУ ОБСЛУЖИВАНИЮ БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ, АВТОНОМНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ И ИНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ, НЕ СОДЕРЖАЩИХ СВЕДЕНИЙ, СОСТАВЛЯЮЩИХ ГОСУДАРСТВЕННУЮ ТАЙНУ, В ФЕДЕРАЛЬНОМ КАЗНАЧЕЙСТВЕ И ЕГО ОРГАНАХ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ»
Наименование документ ПРИКАЗ Казначейства РФ от 30.12.2011 N 662 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ФЕДЕРАЛЬНОГО БЮДЖЕТА, КАССОВОМУ ОБСЛУЖИВАНИЮ БЮДЖЕТОВ БЮДЖЕТНОЙ СИСТЕМЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И КАССОВОМУ ОБСЛУЖИВАНИЮ БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ, АВТОНОМНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ И ИНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ, НЕ СОДЕРЖАЩИХ СВЕДЕНИЙ, СОСТАВЛЯЮЩИХ ГОСУДАРСТВЕННУЮ ТАЙНУ, В ФЕДЕРАЛЬНОМ КАЗНАЧЕЙСТВЕ И ЕГО ОРГАНАХ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ»
Вид документа приказ, порядок
Принявший орган казначейство рф
Номер документа 662
Дата принятия 01.01.1970
Дата редакции 30.12.2011
Дата регистрации в Минюсте 01.01.1970
Статус действует
Публикация
  • На момент включения в базу документ опубликован не был
  • 6. Общие требования к электронному архиву

    6.1. Ведение электронного архива осуществляется при помощи ГШО, используемого Федеральным казначейством или его органами и определяемого приказом Федерального казначейства.

    6.2. Функциональные возможности электронного архива должны обеспечивать:

    механизм передачи Документов в электронном виде в архив;

    просмотр Документов в электронном виде;

    вывод на бумажный носитель Документов в электронном виде;

    поиск Документов в электронном виде по различным реквизитам;

    формирование статистической, управленческой и другой отчетности о состоянии электронного архива;

    разграничение прав доступа к Документам в электронном виде;

    невозможность удаления ранее размещенных на хранение Документов в электронном виде;

    резервное копирование и восстановление отдельных Документов в электронном виде, электронного архива;

    невозможность удаления и замены ЭП в размещенных на хранение Документах в электронном виде.

    6.3. Структура электронного архива определяется приказом Федерального казначейства.

    «Архивные документы выдаются из архивохранилища государственного архива, музея, библиотеки, организации Российской академии наук с письменного разрешения:

    заведующего архивохранилищем (отделом обеспечения сохранности) — пользователям в читальный (просмотровый) зал архива и работникам архива для служебных целей в рабочие помещения;»

    Не кажется ли это нарушением Закона об архивном деле, провозглашающего свободный доступ к информации?

    Вот основные положения закона «Об архивном деле», относящиеся к данному вопросу:

    Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года №125-ФЗ

    Статья 24. Доступ к архивным документам

    1. Пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы.

    1.1. Доступ к архивным документам обеспечивается:
    1) путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа;
    2) путем предоставления подлинников и (или) копий необходимых ему документов, в том числе в форме электронных документов;
    3) путем использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, с возможностью их копирования.

    Статья 25. Ограничение на доступ к архивным документам

    1. Доступ к архивным документам может быть ограничен в соответствии с международным договором Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.

    2. Ограничивается доступ к архивным документам, независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, а также к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документам Архивного фонда Российской Федерации, признанным в порядке, установленном специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии. Отмена ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

    3. Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов. С письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, может быть отменено ранее чем через 75 лет со дня создания указанных документов.

    Статья 26. Использование архивных документов

    5. Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах определяется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. Порядок использования архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, государственных и муниципальных музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук определяется ими в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

    Уполномоченный орган — Росархив — определил порядок использования архивных документов в Правилах работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации:

    Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации (утв. приказом Росархива от 06.07.1998 № 51 )

    4.10. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:
    — их плохого физического состояния;
    — ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;
    — необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов, оформление рассекреченных дел и др.);
    — выдачи дел и документов во временное пользование другим учреждениям;
    — экспонирования заказанных материалов на выставке;
    — выдачи их другому пользователю.
    В читальный зал не выдаются дела (документы), не прошедшие научного описания и технического оформления.

    Резюме: Законодательство предусматривает ряд случаев, когда пользователю не только может быть, но и должно быть отказано в выдаче документов. Ответственность за это несут сотрудники архива, — соответственно, получение разрешения в той или иной форме совершенно законно.

    Какие в настоящее время нормативно-технические документы регламентируют нормы проектирования технических архивов (площадь помещений под архив, размещение оборудования, служебно-бытовые помещения и помещения для работы с документами).

    К каком нормативно-техническом документе регламентируется понятие «условная единица хранения документов в техническом архиве».

    Ответ на вопрос № 1

    Действующим нормативным документом, регламентирующим требования к архивным помещениям, является свод правил СП 118.13330.2012* «СНиП 31-05-2003. Актуализированная редакция. СНиП 31-06-2009. Актуализированная редакция. Общественные здания и сооружения», в тексте которого содержатся особые требования и ссылочные нормативные документы, которые учитываются при проектировании помещений хранения архивных материалов (например, норматив расчёта площади основного помещения хранения на бумажных носителей указан в пункте 5.33).

    Другими руководящими и справочными документами, которые необходимо и целесообразно использовать при проектировании помещений технических архивов являются:

    • «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах м